Bij de werkplanning met tijdelijke werknemers, hulpkrachten en flexibel personeel moet u rekening houden met een groot aantal factoren. Het is niet makkelijk om een kosteneffectieve planning te combineren met contractuele verplichtingen.

Net als in elke relatie geldt ook bij de werkplanning voor hulpkrachten, flexibel personeel en tijdelijke medewerkers: de sleutel tot succes is communicatie, betrouwbaarheid en vertrouwen. Wat men zich daarbij precies moet voorstellen, en hoe u als werkgever zorgt dat uw medewerkers tevreden zijn, het werk wordt uitgevoerd én de loonkosten ook nog binnen redelijke grenzen blijven, leest u in dit artikel. 

Wat de werkplanning zo verraderlijk maakt

Wegens de volgende factoren is het opstellen van een werkplanning een beetje zoals een schaakspel in 3D: 

• Er moet van tevoren worden ingeschat hoeveel medewerkers met welke vaardigheden, wanneer en waar nodig zijn. Bij deze zogenoemde behoeftenplanning moet onder meer rekening worden gehouden met seizoensschommelingen, het aantal orders, specifieke campagnes en evenementen, en nog veel meer.
• Bovendien moeten contractuele afspraken, het wettelijke kader en de persoonlijke voorkeuren van de toe te wijzen personen in acht worden genomen. 
• En dat moet allemaal efficiënt verlopen, zodat de loonkosten niet de pan uitrijzen. 
• En het moet snel gaan – tenslotte hebt u in de HR-afdeling ook nog andere dingen te doen. 

De behoeftenplanning als basis voor de werkplanning 

Uiteindelijk bevindt de sleutel tot succes zich al in deze eerste stap. Als u de behoeften van elke afdeling in het bedrijf lang genoeg van tevoren kent, kan er bij de werkplanning haast niets meer misgaan. Maar in werkelijkheid loopt het vaak anders: projecten worden spontaan verplaatst, orders vallen weg, de taken van een flexibele medewerker komen niet meer overeen met de gevraagde kwalificaties, enzovoort. 

Om het overzicht niet te verliezen, bent u als HR-afdeling aangewezen op de input van uw collega’s. Daarbij moeten de volgende gegevens worden verzameld: 

• trends uit de vorige jaren
• vermoedelijke behoeften van een afdeling 
• data en behoeften voor eenmalige evenementen zoals beurzen of bijeenkomsten 

Het is bijzonder handig als u software kunt gebruiken die u helpt om deze gegevens te verzamelen en op te slaan. Het zou bijvoorbeeld mogelijk moeten zijn dat managers hun behoeften al maanden van tevoren in een tool kunnen invoeren. Medewerkers zouden dan weer in dezelfde software hun vakantiedagen of andere afwezigheden (universiteit, medische afspraak, ander werk) moeten kunnen meedelen. 

Zo worden de communicatiewegen korter en hoeft u zich niet door bergen met spreadsheets heen te worstelen om te ontdekken hoeveel beurshostessen er eigenlijk nodig zijn voor Dmexco 2020, en of Jana dan toevallig tijd heeft.

Contractuele afspraken en wettelijke regels 

Afhankelijk van de branche en het soort werk dat uw flexibele medewerkers moeten uitvoeren, gelden er verschillende regels. Als er een grote behoefte is aan flexibele planningsmogelijkheden moet u er echter voor zorgen dat u uw vereisten tijdig meedeelt en indien mogelijk contractueel vastlegt. 

In Zwitserland bestaat er bijvoorbeeld geen officiële regeling voor zogenoemde “springers”, d.w.z. medewerkers die indien nodig kunnen worden opgeroepen. Dat betekent dat er voor werkgevers in eerste instantie geen wettelijke beperkingen zijn. Maar om te voorkomen dat medewerkers ontevreden worden en er daardoor schommelingen in het personeelsbestand ontstaan, is het beter om de werkuren van “springers” beter te betalen dan bij standaardploegen. 

Andere wettelijke factoren waarmee u rekening dient te houden, zijn onder andere: 

• regels in verband met pauzetijden, overuren en vakantiedagen
• voltijdse, deeltijdse of andere bestaande arbeidscontracten
• contracten met uitzendbureaus en de beperkingen ervan. In Duitsland mogen uitzendkrachten bijvoorbeeld maximaal negen maanden in een bedrijf werken, daarna moeten ze vast in dienst worden genomen. 

Communicatie als breekpunt bij de werkplanning

Hier wordt het echt interessant. Ook als aan uw flexibele medewerkers deze maand misschien een ploegdienst te weinig werd toegewezen, of als ze overuren gemaakt hebben, hoeft dat voor u geen problemen te veroorzaken, als u maar zorgt voor open en duidelijke communicatie. 

Ook hier bevelen wij het gebruik van technologische oplossingen aan, om het leven voor uzelf en voor uw personeel makkelijker te maken. Aanbieders als Staffcloud bieden zelfs apps aan waarmee de flexibele medewerkers hun beschikbaarheid en kwalificaties kunnen invoeren, en opdrachten of werktijden spontaan kunnen aanvaarden of weigeren. Voor de HR-afdeling betekent dit dat de communicatie rechtlijnig en duidelijk verloopt, en dat de nodige hulpkrachten ook snel kunnen worden gevonden. 

Last but not least: wat doet u als u zich vergist hebt bij de planning? 

Eerst en vooral is het eerder onwaarschijnlijk dat u altijd precies juist plant. Als er te veel medewerkers zijn gepland, ontstaan weliswaar extra kosten die hadden kunnen worden vermeden, maar het zal geen fundamentele problemen voor het bedrijf veroorzaken. 

De situatie is erger wanneer er plots een gebrek aan personeel ontstaat. In zulke gevallen is het handig als u beschikt over een pool met medewerkers die snel kunnen worden opgeroepen en voor een gepaste beloning ook heel spontaan kunnen inspringen. Er is in dit geval waarschijnlijk geen tijd meer om de kwalificaties in detail te bekijken of over prijzen te onderhandelen. Daarom is het des te belangrijker dat u een proces hebt opgesteld dat deze stappen sowieso overbodig maakt. 

Wat hebben Meeseeks te maken met werkplanning?

Kunt u de Meeseeks? Het zijn kleine blauwe mannetjes uit de serie “Rick and Morty”, die na een druk op een knop uit een doosje te voorschijn komen, om precies één taak uit te voeren. Als deze eenmaal is afgewerkt, verdwijnen ze gewoon weer. Net zo eenvoudig als het doosje met Meeseeks zal uw werkplanning niet verlopen, met name als u medewerkers op langere termijn wilt behouden, zodat u ook later weer een beroep kunt doen op hun opgedane ervaring en kennis. 

Hoe hoger de eisen wat betreft kwalificaties aan uw flexibel inzetbaar personeel, des te ingewikkelder wordt de planning. Toch bestaan er technologieën en systemen die de werkplanning voor u aanzienlijk eenvoudiger kunnen maken. Dan is voor het oproepen van extra werkkrachten nauwelijks meer nodig dan een druk op een knop. 

Wij leggen u graag uit hoe Staffcloud u kan helpen om te plannen in functie van behoeften, om contractuele afspraken steeds in het oog te houden en om ook onverwachte problemen eenvoudig op te lossen.