Rekrutierung und Einsatzplanung für Personaldienstleister im Gesundheitswesen

Helena Kleine

 

Die Margen für Personaldienstleister im Gesundheitswesen lohnen sich. Zudem wächst die Nachfrage an Ärzt*innen, Pfleger*innen und anderen Gesundheitsfachkräften. Rosige Zeiten für Sie als Dienstleister, könnte man meinen. Doch – und erzählen wir Ihnen nichts Neues – ganz so einfach ist das nicht. 

 

In unserer Zusammenarbeit mit Personaldienstleistern, die sich auf die Vermittlung von Fachkräften im Gesundheitswesen spezialisiert haben, sind uns immer wieder folgende Herausforderungen begegnet: 

 

  1. Die Rekrutierung neuer Mitarbeiter*innen gestaltet sich schwierig (viel Konkurrenz um einen kleinen Pool an Fachkräften)
  2. Die Anforderungen an eine gute Zusammenarbeit sind hoch: ohne klare Kommunikation und passendes Einsatz-Matching empfehlen Mitarbeiter*innen Sie nicht weiter.
  3. Die Kommunikation mit Kunden (Spitälern / Krankenhäusern, Pflegeeinrichtungen, etc.) frisst Zeit und ist ineffizient. Kunden wünschen sich ein Kundenportal, um Anfragen für Einsatzkräfte nicht mehr telefonisch durchgeben zu müssen.
  4. Um keine Ressourcen ungenutzt zu lassen (und somit Geld zu verschwenden), bedarf es sehr strukturierter Organisation, Planbarkeit, klarer Kommunikation und gutem Reporting – hier gibt es Verbesserungspotential.

 

Drei Zahlen verdeutlichen diese Herausforderungen

 

Zahlen zur Einsatzplanung im Gesundheitswesen

 

Und da wir seit einem guten Jahrzehnt in der Branche unterwegs sind, möchten wir ein paar Erkenntnisse und Tipps mit Ihnen teilen. So viel sei vorweg genommen: jede der vier Herausforderungen lässt sich lösen. Starten wir mit dem meist größten Problem: der Rekrutierung neuer Mitarbeiter.

 

Quellen: Bundesärztekammer, Ärzteblatt, HeilberufeSCIENCE

 

Begriffserklärung: Die Begriffe Zeitarbeit und Temporärarbeit werden hier synonym verwendet. In Deutschland findet sich vorwiegend der Begriff der Zeitarbeit, während in der Schweiz i.d.R. von Temporärarbeit gesprochen wird. 

 

So rekrutieren Sie Fachkräfte wie Ärzt*innen und Pfleger*innen

 

Aufgrund der wachsenden Nachfrage im Gesundheitswesen (durch eine alternde Bevölkerung und immer besserer Versorgung) können Fachkräfte sich heute sozusagen aussuchen, wo und wie sie arbeiten möchten. Viele Spitäler, Krankenhäuser, etc. haben zwar zahllose unbesetzte Stellen, doch viele Mißstände, die neue Arbeitnehmer*innen abschrecken, bestehen weiter: 

 

  1. Unbezahlte Überstunden 
  2. Keine Möglichkeit für Teilzeit 
  3. Unzureichende Bezahlung in Pflegeberufen 
  4. Mangelnde Wertschätzung
  5. Hoher psychischer Druck und die Erwartung, über die eigenen Grenzen hinaus Leistung zu erbringen. 

 

Oft sind es gerade diese Mißstände, die Fachkräfte nach Alternativen suchen lassen.  

 

Warum wagen viele Pflegekräfte den Schritt in die Zeitarbeit? Weil die Arbeitsbedingungen dort weitaus besser sind, weil sie ihre Dienstpläne zu einem großen Teil mitbestimmen können, während festangestellte Pflegekräfte häufig sehr viele Überstunden und teilweise sogar Doppelschichten leisten müssen.” – sagt Edgar Schröder, Geschäftsführer einer Unternehmensberatungsgesellschaft für Zeitarbeit. 

 

Gute Neuigkeiten für Sie, die Personaldienstleister. Um hart umkämpfte Fachkräfte an sich zu binden, muss genau das geboten werden, was in einer Festanstellung direkt im Spital / der Pflegeeinrichtung fehlt. Die meisten Personaldienstleister im Gesundheitswesen haben diese Strategie bereits verstanden und locken mit Teilzeitmodellen, geregelten Einsatzzeiten und fairem Gehalt. 

 

Der Nachteil: in diese Kerbe schlagen mittlerweile auch Ihre Konkurrenten. 

Offene Facharzt-Positionen Screenshot

Dabei nutzen die meisten Personaldienstleister folgende Kanäle zur Rekrutierung neuer Mitarbeiter: 

  • Jobbörsen 
  • Eigene Webseite 
  • Bezahlte Werbeanzeigen (z.B. Google Ads oder LinkedIn-Anzeigen)
  • Social Media (teilweise) 
  • Persönliche Weiterempfehlungen durch zufriedene Mitarbeiter 

Wahrscheinlich sogar in genau der Reihenfolge. Sie auch? 

 

Das typische Modell des Rekrutierungs-Trichter sieht so aus: 

 

Der Rekrutierungs-Trichter



Wie können Sie sich als einer von vielen Personaldienstleistern im Gesundheitswesen von anderen abgrenzen? Wie kommen gerade Sie an die hart umkämpften Fachkräfte? 

 

Auf jeden möglichen Schritt einzugehen, würde den Rahmen dieses Beitrags sprengen. Wir konzentrieren uns daher auf drei Aspekte, bei denen wir das größte Verbesserungspotential sehen: 

 

  1. Interessenten durch sehr spezifische Inhalte anziehen → mehr Interessent*innen
  2. Den Bewerbungsprozess extrem vereinfachen / verschlanken → mehr Bewerber*innen
  3. Durch perfektes Job-Matching und exzellente Kommunikation begeistern → mehr Weiterempfehlungen und so immer neue potentielle Mitarbeiter*innen

 

Mehr Ärzte und Krankenpfleger rekrutieren durch Spezialisierung und fachgerechte Inhalte online

Dies ist nach unseren Recherchen eine kaum genutzte Strategie. Wer sich eine Nische schafft, hat in dieser besonders gute Chancen, die passenden Kandidat*innen für sich zu gewinnen. Es ist zum Beispiel sehr schwierig, heute einen neuen Online-Shop für Anzüge erfolgreich zu machen. Viel besser wäre es, einen Online-Shop für maßgeschneiderte Hosenanzüge für Frauen mit hohen Ansprüchen an Business-Wear zu gründen. Oder einen Online-Shop für Anzüge für Männer aus nachhaltig gehandelter Bio-Baumwolle. 

 

Je klarer die Positionierung, desto besser die Chancen auf gute Rankings bei Google, Wiedererkennung, Markenbewusstsein und gezielte Bewerber*innen. 

 

Ein mögliches Beispiel für die Gesundheitsbranche wäre:

Ein Personaldienstleister in der Schweiz, der sich auf die Vermittlung deutscher Ärzt*innen spezialisiert. Oder ein deutscher Personaldienstleister, der als Experte für ältere Pflegekräfte gilt, die viel Erfahrung haben, langsam beruflich kürzer treten und mehr Zeit für die Familie haben wollen. 

 

Besetzen Sie vielleicht schon eine bestimmte Nische? Gelten Sie als Expert*innen für bestimmte Themen? Haben vielleicht viele Ihrer Mitarbeiter*innen einen ähnlichen Hintergrund? 

 

Dann sind Sie bereit für Schritt zwei: die Erstellung der passenden, informativen Inhalte online. 

 

Ähnlich wie wir bei Staffcloud uns an dieses E-Book für Sie begeben haben, können auch Sie als Personaldienstleister informative Inhalte für Ihre Zielgruppe erstellen. Überlastete Fachkräfte im Gesundheitswesen sind ganz sicher auf Google unterwegs und suchen nach Alternativen zu ihrer aktuellen Beschäftigungssituation. Und dabei sollten sie fast unumgänglich auf Ihrer Webseite landen! 

 

Beiträge zu Keywords wie “Facharzt für Chirurgie Möglichkeiten als Honorararzt” oder “Mediziner Chancen Arbeitsmarkt Schweiz” können wertvolle Besucher auf Ihre Webseite bringen. Hier ein Beispiel für ein kaum umkämpftes Keyword bei Google: 

 



Zu dieser Aufgaben gehören auch Themen wie SEO und den richtigen Einsatz sozialer Medien und Werbeanzeigen. Wir empfehlen unter Umständen die Zusammenarbeit mit einer Marketing-Agentur, wenn Sie diesen Bereich perfektionieren wollen. 

Mehr Bewerber als Leihärzte, Honorarärzte und Pflegekräfte zur Personalüberlassung: Den Bewerbungsprozess extrem vereinfachen

 

Ein Kommentar im Ärzteblatt-Forum zum Thema “Honorararzt werden” äußert sich: 

 

“Es gibt diverse Agenturen: allen ist ein Anmeldeprozedere eigen.”

 

Der kommentierende Arzt beschreibt außerdem, dass auf gewissen Weiterbildungs-Events und Fachveranstaltungen Agenturen präsent sind und Ärzt*innen für sich gewinnen wollen. Wenn Sie sich Stände auf Events leisten können, haben sie einen großen Vorteil: die Interessenten sind durch die persönliche Interaktion an Sie als potentiellen Arbeitgeber gebunden. 

 

Landet eine Fachkraft einfach nur auf Ihrer Webseite (zum Beispiel, weil Sie Ihr Expertenwissen teilen und über Google gefunden wurden), ist die sogenannte “Stickiness”, also die Haftung des Interessierten bedeutend geringer. Soll nach dem Lesen Ihres Fachblogs eine Bewerbung (Konvertierung) stattfinden, sollte die Hürde dafür so gering wie möglich gehalten werden. 

 

Ein angenehmer Bewerbungsprozess für Fachkräfte im Gesundheitswesen

Manche Dienstleister arbeiten mit kurzen Formularen, in denen Kontaktinformationen, Arbeitserfahrung und Wunsch-Beschäftigung abgefragt werden. Das ist schonmal besser, als eine komplette Bewerbung mit allen erdenklichen Dokumenten einzufordern. 

 

Außerdem kann sich ein unverbindliches Beratungsgespräch lohnen, in dem der oder die potentielle Bewerber*in weitere Informationen erhält und Ihnen telefonisch mitteilen kann, wonach er oder sie sucht. 

 

Neben der inhaltlichen Exzellenz, die stimmen muss, zählt auch ein reibungsloser Prozess im Hintergrund. Wo landen die Bewerberinformationen? Was ist der nächste Schritt? Wie kann sichergestellt werden, dass keine gesammelten Informationen jemals verloren gehen? 

 

Nichts ist frustrierender für Bewerber*innen, als die gleichen Informationen wieder und wieder abgeben zu müssen und / oder Unklarheit über die zeitliche Abfolge der nächsten Schritte.

 

Ärzt*innen und Pfleger*innen, die sich gerade nach Wegen aus ihrer viel zu anstrengenden Anstellung suchen, haben keine Zeit oder Energie für komplizierte Abläufe. Es ist Ihre Aufgabe, die Bewerbung so simpel und angenehm wie möglich zu gestalten. Wie geht das? 

 

  1. Aktuellen Prozess analysieren und verschlanken, wo möglich (Bewerbung vereinfachen, schnelles Follow-Up, doppelte Interviews kürzen, etc.)
  2. Den optimalen Rekrutierungsprozess durch ein verlässliches Tool unterstützen. So kann alles an einem Ort verwaltet und Teile des Workflows automatisiert werden. 

Das richtige Tool für die einfache Rekrutierung von Einsatzkräften

Wenn Sie bereits eine Software zur Rekrutierung einsetzen, können Sie dieses Kapitel überspringen. Wenn Sie allerdings noch händisch Daten von Lebensläufen in Bewerberakten übernehmen und jede Follow-Up-E-Mail manuell tippen müssen, lohnt sich der Blick auf eine Rekrutierungssoftware. Diese kann: 

 

  • Eine digitale Personalakte anlegen und verwalten
    • inkl. Dokumente wie Lebenslauf, Zertifikaten, Verträgen
    • Lohnprofil
    • Arbeitsmodell
    • Kalender mit Verfügbarkeiten und Urlaub

 

  • Die Bewerbung automatisieren mit
    • Einem Bewerbungsformular, das auf der Webseite eingebunden werden kann (Daten können direkt in die Personalakte übernommen werden)
    • Bewerbermanagement für Vorstellungsgespräche
    • automatisiertes Nachfassen

 

Digitale Personalakte

 

→ So sind alle Daten praktisch an einem Ort abgelegt und müssen nicht doppelt und dreifach erfasst und händisch eingepflegt werden.

 

Ist Ihre Software zudem imstande, die gesamt Einsatzplanung abzubilden, können diese Daten auch direkt für das Matching, die Lohnabrechnung und die Planung von Mitarbeiterüberlassungen genutzt werden. 

Hinweis: für die Rekrutierung gibt es einige Optionen am Markt (besonders beliebt sind u.a. Personio, Talention und eRecruiter), doch die Einsatzplanung lässt sich dort nicht so einfach abbilden. Das ist bei Staffcloud anders. Wir beraten Sie gerne persönlich. 

 

Einsatzplanung passend Job-Matching in Krankenhäusern / Spitälern und Pflegeeinrichtungen

 

Sie haben also eine neue Fachkraft gefunden – Glückwunsch! Man könnte meinen, die Rekrutierung sei hiermit geglückt und beendet. Wer Rekrutierung aber ganzheitlich denkt, weiss, dass nur zufriedene Mitarbeiter*innen für einen stetigen Strom an neuen Bewerber*innen führen können. 

 

Im Gesundheitswesen (bei Ärzt*innen und Pfleger*innen) läuft enorm viel über Mundpropaganda und persönliche Weiterempfehlungen. Das beste Marketing machen Sie nicht selbst, sondern Ihre Mitarbeiter*innen für Sie! 

 

Um den immer höheren Anforderungen von stark umkämpften Arbeitskräften gerecht zu werden, müssen: 

 

  • Die passende Einsatzstellen vermittelt werden (passend zu den Interessen und Qualifikationen der Mitarbeiter*innen) 
  • Die Kommunikation stimmen und Feedback angenommen werden
  • Arbeitszeitmodelle eingehalten und Verfügbarkeiten berücksichtigt werden

 

Damit das langfristig gut klappt und Sie sich nicht in komplizierten Planungen verlieren, helfen hier wieder digitale Personalakten und ein Tool zur Einsatzplanung. 

Digitale Personalakte

 

So sieht die Kommunikation mit Mitarbeiter*innen im Idealfall aus:

 

Mitarbeiterkommunikation Workflow

 

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Kundenkommunikation zur Einsatzplanung in Spitälern, Krankenhäusern, Pflegeeinrichtungen

 

Bekommen Sie noch jeden Morgen Anrufe von Spitälern / Krankenhäusern und anderen Einrichtungen? Und müssen Sie innerhalb kurzer Zeit zurückmelden, wie viele der offenen Stellen Sie besetzen können? Und ist das nicht super stressig für alle Beteiligten? 

 

Einrichtungen im Gesundheitswesen haben eines gemeinsam: knappe Ressourcen und keine Zeit für nervtötendes Hin- und Her. Trotzdem stützt sich die Einsatzplanung immer noch viel zu oft auf analoge Kommunikation. Zudem geschehen Einsatzplanungen oft extrem kurzfristig und machen es unmöglich, Ihren Einsatzkräften die gewünschte Planbarkeit zu gewährleisten. 

 

Die Lösung: asynchrone Kommunikation und Anfragen direkt über eine Schnittstelle – ein Kundenportal

Auch wenn die Mühlen im (deutschen) Gesundheitswesen langsam mahlen – mittlerweile wird auch hier unter dem Druck der steigenden Ökonomisierung der Branche digitalisiert und automatisiert. Daher entwickelten wir bei Staffcloud ein Kundenportal, über das Gesundheitseinrichtungen offene Einsatzstellen eintragen können. Sie als Personaldienstleister können diese direkt mit Ihren Mitarbeiter*innen teilen und so in Echtzeit besetzen.

 

Welche Vorteile verschafft Ihnen das Kundenportal?

 

  • Der Kunde kann jederzeit Personalfragen stellen und muss sich nicht mehr an bestimmte Bürozeiten halten. Der Personaldienstleister rückt damit noch näher an den Kunden heran.
  • Fehlervermeidung bei der telefonischen Aufnahmen von Einsatzdaten oder die Vermeidung von mühseligen Copy & Past aus einem E-Mail.
  • Einsatzpläne hin und her versenden wird überflüssig. Das Krankenhaus schaut sich die Einsatzpläne oder Teamliste dann an, wenn sie Zeit haben.
  • Absagen (sowohl von Mitarbeitern, als auch von Krankenhäusern) können mit viel weniger Aufwand aufgefangen werden, da E-Mails nicht mehr nötig sind.
  • Änderungen von Einsatzzeiten verursachen schnell ziemlich viel E-Mail Aufwand. Die Mitarbeiter müssen informiert. Mit dem Kundenportal geschieht dieser Vorgang automatisch.

Wettbewerbsvorteil durch transparente und reibungslose Einsatzplanung 

Durch die vereinfachte Einsatzplanung können Sie sich gegenüber anderen Personaldienstleistern am Markt einen Wettbewerbsvorteil sichern. Auf der anderen Seite sorgt die vereinfachte Vermittlung von Einsätzen für glücklichere Angestellte. Um zu den ersten Nutzern zu gehören, sprechen Sie uns einfach an! 

 

Hier eine Übersicht der erstellten Einsätze im Kundenportal. Auf einen Blick wird klar, wo noch Positionen offen sind.

 

Kundenportal für Personaldienstleister Screenshot 1

 

Hier ein Übersicht im Kundenportal, die zeigt, welche Mitarbeiter im Einsatz sind - natürlich mit der Info in welcher Abteilung und zu welchen Einsatzzeiten.

 

Kundenportal für Personaldienstleister Screenshot 2

 

Optimale Ressourcennutzung und Produktivität durch Reporting 

 

Unausgelastete Arbeitnehmer*innen sind in einem so hungrigen Markt wie dem Gesundheitswesen besonders ärgerlich, da Sie sich bares Geld durch die Lappen gehen lassen. Hinzu kommt gerade in Deutschland ein starker Arbeitnehmerschutz, der Sie wahrscheinlich dazu zwingt, auch ungenutzte Einsatzkräfte voll zu bezahlen. 

 

Wie garantieren Sie aktuell, dass eine angestellte Krankenschwester zur Personalüberlassung nicht aus Versehen zeitweise keine neuen Einsätze zugeteilt bekommt, die zu ihr passen? Oder noch schlimmer (weil teurer): würde Ihnen auffallen, wenn eine Honorarärztin eine ganze Woche lang zwar verfügbar, aber nicht eingeteilt ist? 

 

Die Stichwörter sind hier: Personal-Reporting und Personal-Analytics

 

Ohne strukturierte Erfassung und Auswertung von Daten tappen Sie bei Ihren Kalkulationen im Dunkeln. Daher sollten Sie folgende KPIs (Key Performance Indicators) sollten immer im Auge behalten: 

 

  • Auslastung eines jeden Angestellten
  • Soll- vs. Ist-Arbeitszeit 
  • Ihre durchschnittliche Marge bei der Personalüberlassung
  • Arbeitsausfälle
  • Überstunden
  • Mitarbeiterzufriedenheit und Feedback

 

Es wird Sie kaum überraschen, wenn wir Ihnen verraten: das geht nur mit der richtigen Software wirklich gut! 



Reporting über die Auslastung eines Mitarbeiters

Hier ein Beispiel zur Auslastung eines Mitarbeiters.

 

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Rekrutierung, Mitarbeiterzufriedenheit, Kundenkommunikation und Reporting mit Staffcloud

 

Die vier größten Herausforderungen für Personaldienstleister im Gesundheitswesen sind gleichzeitig Ihre Chancen, sich von der Konkurrenz abzuheben. In einem wachsenden Markt mit ganz speziellen Anforderungen werden sich die Player durchsetzen, die keine langweilige Standard-Vermittlung anbieten. Die Toleranz für suboptimale Kommunikation und unpassende Job-Matchings sinkt, da Fachkräfte sich ihre Arbeitgeber mehr oder weniger aussuchen können. Um zu bestehen, müssen Sie es besser machen, als der Rest.

 

Wir bei Staffcloud haben ein Tool entwickelt, das die vier Kernthemen dieses Papers abdeckt. Rekrutierung, Job-Matching und Kommunikation mit Mitarbeiter*innen, sowie die Kundenkommunikation und das Reporting werden in einer Software abgedeckt.

 

  • Bewerbungsformular auf der Karriereseite einbinden 
  • Automatisiertes Nachfassen mit Bewerber*innen
  • Bewerbermanagement direkt in der Software 
  • Einfache Einladung zu Interviews 

 

Gerne helfen wir Ihnen persönlich bei Ihren Herausforderungen. Buchen Sie hier einen Termin mit uns. 



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