Wie Festivals 2025 mit Event-Personalplanungssoftware Geld und Zeit sparen
Festivals boomen und scheinen trotz – oder gerade wegen – der trüben Wirtschaftslage in den letzten Jahren immer erfolgreicher zu sein. Aber es gibt auch Herausforderungen: weniger Fördergelder und höhere Betriebskosten zum Beispiel. Damit die Margen nicht zu sehr schrumpfen, ist es unabdingbar, die Festivalorganisation etwas genauer unter die Lupe zu nehmen.
Eine Optimierungsmöglichkeit stellt dabei die Kostenreduzierung dar, wobei gerade Personalkosten häufig nicht angegangen werden. Denn ohne Personal geht es nicht. Doch auch ohne Entlassungen oder Lohnkürzungen lassen sich hier Optimierungen vornehmen, die den Betrieb erleichtern und das Festival gleichzeitig zukunftsfähiger machen. Event-Personalplanungssoftware kann nicht nur dazu beitragen, dass Festivalbesucher*innen und Acts eine angenehme Zeit haben. Sie schafft auch eine stressfreiere Umgebung für Organisator*innen und Mitarbeitende.
Direkt zu:
Sind Festivals erfolgreicher denn je?
Kann man mit Festivals noch Geld verdienen?
Warum sind die Personalkosten so hoch?
Wie kann Event-Personalplanungssoftware helfen?
Sind Festivals erfolgreicher denn je?
In den vergangenen Jahren hat sich ein Trend abgezeichnet, den die Pandemie noch verstärkt hat: Die Menschen gehen weniger regelmässig aus und sparen lieber für grössere Veranstaltungen wie etwa ein Festival. Das hat der Branche einen Aufschwung gegeben. Etablierte Festivals sind daher häufig schon in Minuten ausgebucht, während kleinere wachsen und auch neue dazukommen.
Diese Entwicklung ist teilweise auf die hohen Lebenskosten zurückzuführen. Denn warum soll man viel Geld für teure Getränke in Bars oder Clubs ausgeben, wenn man das Gefühl hat, gerade so über die Runden zu kommen? Natürlich scheint es dann auch wenig logisch, einige Hundert Euro in ein Festival-Ticket zu investieren. Dabei ist allerdings zu beachten, dass der Mehrwert eines Festivalbesuchs viel grösser ist als der einer Clubnacht, zum Beispiel. Denn ein Festival bietet eine Pause vom trüben Alltag. Es ist fast schon ein kleiner Urlaub, den sich viele ausserdem eher leisten können, als eine Reisebuchung. Darüber hinaus werden häufig Ratenzahlungsoptionen angeboten, was das Ganze einiges erschwinglicher macht.
Ein weiterer Grund für die aktuelle Popularität von Festivals ist der demografische Wandel. Das Durchschnittsalter von Festivalbesucher*innen ist in den vergangenen Jahren gestiegen. In der Vergangenheit waren Festivals grösstenteils die Domäne jüngerer Menschen und die Fluktuation war entsprechend hoch. Doch mittlerweile gibt es kein "Höchstalter" mehr und das Publikum kommt aus allen Altersgruppen, sodass es von vornherein mehr potenzielle Besucher*innen gibt.
Allerdings sind nicht nur die Besucher*innen aktuell knapp bei Kasse. Auch wenn Festivals nun gegenüber Urlaubsreisen und dem Ausgang bevorzugt werden, spüren sie den finanziellen Druck der gestiegenen Logistik- und Betriebskosten. Für Organisator*innen ist es daher von wesentlicher Bedeutung, Kosten zu sparen und ihre Abläufe zu optimieren.
Festivals bieten eine Auszeit vom Alltag, und zwar mehr als andere Unterhaltungsformen.
Kann man mit Festivals noch Geld verdienen?
Auch wenn Festivals beliebter denn je sind und die Tickets mitunter in Minuten ausverkauft sind, kommen auf der anderen Seite eine ganze Reihe an Kosten auf die Veranstalter*innen zu. Viele dieser Ausgaben fallen ausserdem weit vor dem Festivalbeginn an, wenn noch keine oder kaum Tickets verkauft worden sind. Dazu kommt, dass die stetig steigenden Betriebskosten die Margen jedes Jahr schmäler werden lassen.
Häufig reicht der reine Ticketverkauf nicht mehr aus, um einen Gewinn zu erzielen, sodass sich viele Organisator*innen nach weiteren Einnahmequellen umschauen (müssen), wenn sie nicht zu teuer werden wollen. Dazu gehören der Verkauf eigener Merchandise-Artikel ebenso wie das Angebot von Premium-Erlebnissen für Festivalbesucher*innen und die Gebühren für die Benutzung von Parkplätzen oder Duschen. Auch die Standmiete der Gastronomiebetriebe und anderer Verkäufer*innen trägt zu den Einkünften bei. Wenn dies alles jedoch nicht zur Kostendeckung ausreicht, sollten sich Veranstalter*innen nach Sponsoren umschauen oder eventuell Fördermittel beantragen.
Hier ist eine Tabelle mit den möglichen Kosten und Einnahmequellen von Festivals:
Bei so vielen Posten häufen sich die Ausgaben schnell. Dasher ist es massgeblich, diese stark im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass sie nicht über das Budget schlagen. Ein gutes Geschäftsmodell und betriebswirtschaftliche Kenntnisse können daher entscheidend sein, wenn es darum geht, ob ein Festival schnell wieder verschwindet oder ob es über mehrere Jahre hinweg erfolgreich stattfindet. Es ist dann auch wenig überraschend, dass Organisator*innen üblicherweise nach einem langfristigen Businessplan gefragt werden, wenn sie bei Investor*innen anfragen, sich um Fördermittel bewerben oder nach Sponsoring-Möglichkeiten suchen.
Einige Kosten lassen sich senken, indem nach Alternativen gesucht wird oder gute Preise ausgehandelt werden. Ein Bereich, indem die Kostenoptimierung jedoch häufig übersehen wird, ist die Personaldisposition. Diese kann schnell teuer werden, denn für ein Festival mit mehreren Hundert oder Tausend Besucher*innen wird auch eine hohe Anzahl an Personal benötigt.
Warum sind die Personalkosten so hoch?
Je nach Grösse des Festivals werden an einem Wochenende mehrere Hundert bis Tausend Mitarbeitende benötigt. Aufgrund der kurzen Einsatzdauer wird das Recruiting und die Personalplanung häufig an darauf spezialisierte Agenturen abgegeben. Organisator*innen, die neben dem Festival noch andere Events aufsetzen, haben zwar möglicherweise bereits einen Personalpool. Doch die hohe Anzahl an benötigten Arbeitskräften können sie häufig nicht decken und fragen daher bei Personaldienstleistern an.
Um die Personalkosten zumindest in einigen Bereichen niedrig zu halten, setzen viele Festivals teilweise auf freiwillige Helfer*innen, die im Gegenzug für ihre Arbeit üblicherweise ein Ticket bekommen. Dies kann für beide Seiten von Vorteil sein, denn während sich die Festivalorganisation die Lohnkosten spart, bekommen die Volontär*innen das Festivalerlebnis umsonst. Gerade für jene, die es sich vielleicht sonst nicht hätten leisten können, ist dies ein attraktives Angebot.
Allerdings wird die Planung dieses heterogenen Personalpools schnell chaotisch, denn sowohl die von Personaldienstleistern gesendeten Mitarbeitenden als auch die Freiwilligen können erst gebrieft werden, wenn sie zur Arbeit erscheinen, d. h. kurz vor dem Festival. Besonders Volontäre sind außerdem mitunter weniger verlässlich, da die Gefahr besteht, dass sie die freiwillige Arbeit nicht ernst genug nehmen und lieber das Festival geniessen. Im besten Fall führt dies zu kurzfristigen Planänderungen. Schlimmer ist es jedoch, wenn in manchen Bereichen kein oder zu wenig arbeitsfähiges Personal auftaucht, was Enttäuschung bei Besucher*innen und Künstler*innen hervorruft und dem Ruf des Festivals schadet.
Wie kann Event-Personalplanungssoftware helfen?
Weniger Stress und kein Rufschaden
Bei so vielen Mitarbeitenden kann es schwierig sein, genau im Auge zu behalten, wer jetzt gerade wo sein sollte. Event-Personalplanungssoftware setzt genau hier an und bietet einen schnellen Überblick darüber, welche Personen an den einzelnen Stationen eingeteilt sind und ob sie zur Arbeit erschienen sind.
Dabei sollte eine Personalplanungssoftware eine App anbieten, die Mitarbeitende – und zwar sowohl Angestellte als auch Freiwillige – auf ihr Handy laden können. Die App informiert sie über ihre Einsätze, lässt sie an ihrem Arbeitsplatz mithilfe von QR-Codes einchecken und sendet ihnen Erinnerungen (per Benachrichtigung oder SMS), wenn sie nicht zur Arbeit erscheinen.
Über die Planungsansicht sehen sowohl die Planer*innen als auch die Teamleader*innen vor Ort, wer wo eingeteilt ist und ob die Person auch da ist. Das führt zu weniger Stress und schnelleren Reaktionen, falls doch einmal jemand fehlt.
Event-Personalplanungssoftware sorgt dafür, dass kein Barpersonal fehlt.
Zeiten nicht schätzen, sondern genau festhalten
Da bei einem Festival alles schnell gehen muss, werden die Arbeitszeiten ohne digitale Unterstützung häufig geschätzt. Das kann zu unfairen Lohnzahlungen für die Angestellten führen, wenn beim einen mehr und beim anderen weniger Arbeitsstunden aufgeschrieben werden. Aber es ist auch ein Nachteil für die Organisator*innen. Denn bei mehreren Hundert Mitarbeitenden und Tausenden von Arbeitsstunden kann eine Aufrundung schnell in die Kosten gehen.
Bei den insgesamt knappen Margen in der Eventbranche sollte man daher sichergehen, dass die Löhne nicht auf Schätzungen basieren. Eine Event-Personalplanungssoftware mit QR-Code Checkins geht dieses Problem im Ansatz an und stellt sicher, dass alle Arbeitsstunden korrekt aufgezeichnet werden. Dazu muss nur ein QR-Code am Eingang zur jeweiligen Arbeitsstation angebracht werden, der jeweils von den Angestellten und Freiwilligen zum Schichtbeginn und -ende gescannt wird. Die Zeiten werden dann automatisch übermittelt.
Weniger Outsourcing
Mit einer Event-Personalplanungssoftware ist es einfach, sich einen eigenen Mitarbeiterpool aufzubauen. Dabei werden Mitarbeitende über die Plattform rekrutiert, gemanagt und geplant. Wenn also das nächste Festival ansteht, können über die Software schnell alle kontaktiert werden, die sich beim letzten Event als verlässlich erwiesen haben. Da der Kontakt direkt über die Software stattfindet, ist eine Einteilung problemlos erledigt und niemand wird vergessen.
Das führt zu weniger Anfragen bei Personaldienstleistern, was finanzielle Vorteile mit sich bringt, da Fremdpersonal häufig teurer ist. Ausserdem wird weniger Zeit mit der Schulung von Fremdmitarbeitenden verbracht und Organisator*innen haben mehr Kontrolle darüber, wer bei ihrem Festival oder Event arbeitet.
Mehr Zeit für Wichtiges
Event-Personalplanungssoftware vereinfacht den Rekrutierungs- und Planungsprozess, sodass Organisator*innen mehr Zeit haben, sich um das Wichtige zu kümmern – nämlich sicherzustellen, dass sich Künstler*innen und Festivalbesucher*innen wohl fühlen und Spass haben.
Da gutes Personal so wichtig für ein erfolgreiches Festival ist, ist es häufig sehr zeit- und aufwandsintensiv, Mitarbeitende zu managen und zu planen. Eine Personalplanungssoftware für Events reduziert jedoch die Fehlerquote und den Arbeitsaufwand, sodass Planer*innen weniger Zeit mit der reinen Personaldisposition verbringen und sich besser um andere Bereiche kümmern können.
Sie organisieren ein kleines Festival? Die Free-Trial-Version von Staffcloud ist unbegrenzt für bis zu 300 Einsätze nutzbar. Probieren Sie es aus.
Sie organisieren ein grösseres Festival oder bieten Personal für Festivals und Events an? Finden Sie in einem kostenlosen Call heraus, wie Sie Ihre Personalplanung optimieren können.
Fotoquellen: Bild1, Bild2, Bild3, Hintergrund Tabelle
