Not am Mann auf der Intensivstation oder im Catering? Einfach eine E-Mail an den Personaldienstleister und morgen stehen drei zusätzliche OP-Schwestern oder Servicekräfte auf der Matte. Keinen Plan von SEO? Dann findet sich bestimmt ein Experte, den Ihrem Team nächste Woche einen Workshop gibt. 

Wer seine Humanressourcen teilweise über Drittanbieter bezieht, kann viel spontaner planen und profitiert von Know-How, das im eigenen Unternehmen nicht vorhanden ist. Das klingt auf den ersten Blick traumhaft. 

Jetzt wäre es aber zu schön, wenn das Personal-Outsourcing keine Schattenseiten hätte. Nicht jede Aufgabe gehört in “fremde Hände” und oft geht Outsourcing gehörig ins Geld. Wann ist es also eine gute Idee, Drittanbieter für bestimmte Aufgaben zu beschäftigen und wann sollten Sie lieber in hausinterne Ressourcen investieren?

Definition von Outsourcing und Insourcing von Humanressourcen

Outsourcing ist eine Geschäftspraxis, bei der ein Unternehmen ein anderes Unternehmen oder eine Einzelperson mit der Durchführung von Aufgaben, der Abwicklung von Operationen oder der Bereitstellung von Dienstleistungen beauftragt, die entweder von den eigenen Mitarbeitern des Unternehmens ausgeführt werden oder zuvor ausgeführt worden waren.

Wenn wir vom Outsourcing von Mitarbeitern sprechen, beziehen die ausgesourcesten Leistungen sich auf alles, was direkt von Menschen ausgeführt wird. Im Gegensatz dazu steht zum Beispiel das Outsourcing von Rechenleistung oder maschineller Produktion. 

Beispiele für Outsourcing sind: 

• Personaldienstleister, die kurzfristig Temorärarbiter / Zeitarbeiter zur Verfügung stellen.
• Freiberufliche Arbeiter, die spontan gebucht werden können.
• Agenturen, die extern Leistungen für Sie erbringen.
• Beratungsfirmen, die Consultants für bestimmte Projekte zur Verfügung stellen. 
• Etc. 

Insourcing ist genau das Gegenteil. Anstatt Aufgaben von externen Mitarbeitern erfüllen zu lassen, werden die Ressourcen aus dem eigenen Unternehmen genutzt. Entscheidet sich ein Unternehmen für das Insourcing bestimmter Bereiche, müssen oft neue Mitarbeiter ausgebildet oder eingestellt werden.

Ein gutes Beispiel für erfolgreiches Insourcing ist der das Konzept der Springerpools im Gesundheitswesen – hier mehr dazu. Ebenfalls weit verbreitet der Aushilfepool im Catering und der Gastronomie.

Die Vorteile und Nachteile von Insourcing vs. Outsourcing von Personal

Outsourcing hat nicht immer den besten Ruf, da Modelle wie die Leiharbeit zur Ausbeutung von Angestellten führen können. Ein aktuelles Paradebeispiel dafür ist Wework, das aufgrund seiner finanziellen Schwierigkeiten im letzten Jahr beschloss, all seine Reinigungskräfte nicht mehr selbst zu beschäftigen, sondern deren Verträge umzustellen, sodass sie offiziell bei einem Drittanbieter angestellt waren und flexibler genutzt werden konnten. Wer den neuen Vertrag nicht annehmen wollte, galt als entlassen. Im neuen Vertrag entfielen diverse Leistungen.

Doch auch wenn es dieses Beispiel nahelegt, Outsourcing darf nicht mit Lohnkostensenkung gleichgesetzt werden. Ohne Lohndumping kosten externe Mitarbeiter sogar in aller Regel mehr. Trotzdem können durch Outsourcing gewisse Kosten gespart werden, und zwar in folgenden Bereichen: 

• Traningskosten
• Mitarbeiter-Opportunitätskosten (wenn wenig gewinnbringende Aufgaben, die bisher von gut bezahlten eigenen Mitarbeitern ausgeführt wurden, auf externe Dienstleister übertragen werden können)
• Ausrüstung und Arbeitsmaterialien (z.B. Arbeitskleidung, Laptop, technische Hilfsmittel…)
• Lohnnebenkosten (Urlaub, Krankheit, Zulagen…)

Neben den Kosteneinsparungen hat das Auslagern von Mitarbeitern noch ein paar weitere Vorzüge. Neben der Rekrutierung fällt der gesamte administrative Aufwand rund um Lohnabrechnung (Payroll) und Personalplanung weg. 

Insourcing gibt einem Unternehmen mehr Kontrolle. Das ist zwar einerseits mit mehr Aufwand verbunden, andererseits sind interne Mitarbeiter in der Regel kostengünstiger, ihr Wissen bleibt länger im Unternehmen und sie können meist eine höhere Servicequalität liefern. 

Allerdings klappt Insourcing eben nur dann, wenn interne Mitarbeiter mit entsprechender Qualifikation zur Verfügung stehen. Das ist die Grundvoraussetzung. Gibt es keine passenden internen Humanressourcen, müssen Mitarbeiter geschult, weitergebildet oder neu eingestellt werden.

Und genau das lohnt  sich nicht immer. Im folgenden Kapitel kommen wir auf die Outsourcing-Entscheidungsmatrix. Hier noch einmal die Vor-und Nachteile von In- und Outsourcing im Überblick: 

Die Outsourcing-Entscheidungsmatrix – wann passt Insourcing, wann Outsourcing? 

Sie sind nicht das erste Unternehmen, das vor der Frage steht: Outsourcing, ja oder nein? Die von Dornier in 1999 entwickelte Outsourcing-Entscheidungsmatrix bietet eine sehr klare Entscheidungsgrundlage. Es müssen für jeden Bereich, der ausgelagert werden könnte, zwei Größen ermittelt werden: 

1. Die strategische Bedeutung für das Unternehmen 
2. Der Beitrag zur operativen Leistung 

Was auffällt: es gibt zwei gänzlich konträre Fälle, in denen Outsourcing nach Dornier angebracht ist. Entweder bei einem hohen Beitrag zur operativen Leistung und geringer strategischer Bedeutung, oder eben genau im gegenteiligen Fall. 

Ein Beispiel zur Veranschaulichung der Matrix

Stellen wir uns ein Hotel mit Seminarräumen vor. 

Hohe strategische Bedeutung und niedriger Beitrag zur operativen Leistung: 

Der Instagram-Account des Hotels, falls es sich entscheidet, Social Media eine Chance zu geben. Anstatt eine komplette eigene Marketing-Abteilung aufzubauen und Experten einzustellen, könnte hier zum Beispiel eine Social Media Agentur beauftragt werden, mit der das Hotel lange zusammenarbeitet und in enger Absprache steht. 

Hohe strategische Bedeutung und hoher Beitrag zur operativen Leistung: 

Die Planung der Silvester-Party mit Menü, begleitenden Weinen und anschließendem Ball mit Band. Dieser Bereich sollte auf jeden Fall von internen Teams übernommen werden. Interne Mitarbeiter kennen den Stil des Hotels am besten, identifizieren sich mit seinen Werten und wissen, was Gäste von einem Silvesterball im Hause erwarten würden. Damit die Party stimmig wird, sollte diese Aufgabe nicht aus der Hand gegeben werden.

Niedrige strategische Bedeutung und hoher Beitrag zur operativen Leistung: 

Hierunter fallen alle Aufgaben, die den Hotelbetrieb am Laufen halten. Bei der Silvesterparty zum Beispiel arbeiten wahrscheinlich zusätzliche Bartender und am nächsten Morgen muss besonders gründlich aufgeräumt und geputzt werden. Hierfür könnte Personal von einem Personaldienstleister gebucht werden. 

Niedrige strategische Bedeutung und niedriger Beitrag zur operativen Leistung: 

Hoffentlich nichts. Ein Beispiel wäre das Erstellen von Grafiken über die Auslastung von Seminarräumen in der Buchhaltung des Hotels, die das Management nicht als Entscheidungsgrundlage heranzieht und die auch sonst niemandem weiterhelfen. 

Zum Abschluss ein Blick auf die Kosten von Insourcing vs. Outsourcing

Was aus der Matrix nicht klar hervorgeht: auch wenn Outsourcing strategisch schlau ist, kann es enorm ins Geld gehen und sich allein der Kosten wegen letztendlich nicht lohnen. Auch wenn die Zimmerreinigung mit niedriger strategischer Bedeutung in den Bereich “Outsourcing” fallen würde, bedeutet das nicht, dass hier ausschließlich Angestellte über Drittunternehmen beschäftigt  werden sollten. Das würde nämlich auf Dauer richtig teuer. 

Was muss also gegeben sein, um die zusätzlichen Kosten von Outsourcing zu umgehen, und sich auf interne Ressourcen zu stützen? Hier eine kurze Checkliste. 

1. Mindestzahl an regelmäßigen Einsatzstunden (z.B. der Zimmerservice) 
2. Technologien und Arbeitsbekleidung
3. Kapazitäten für die Rekrutierung der eigenen Mitarbeiter 

Und auch wer sich weitestgehend auf interne Humanressourcen stützt, profitiert in Spitzenzeiten oder bei ganz besonderen Herausforderungen von externer Hilfe. Auch wer in gewissen Bereichen primär Mitarbeiter für Personaldienstleister u.ä. bezieht, braucht interne Ansprechpartner und Verantwortliche.