Softwarelösungen für die Personaleinsatzplanung gibt es viele. Und alle scheinen in ihrer Kernfunktion gleich oder sehr ähnlich. Es kann daher schwierig sein, genau das richtige Tool zu finden. Angesichts der verschiedenen Preismodelle und der feinen Unterschiede bei den angebotenen Leistungen kann die Recherche ausserdem mühsam sein.

Wir haben uns 10 Schicht- und Einsatzplanungstools angeschaut und deren Vor- und Nachteile aufgelistet. Da wir wissen, wie wichtig guter Support bei Problemen ist, haben wir jedes Tool gesondert auch unter diesem Gesichtspunkt untersucht. Am Ende unseres Artikels finden Sie ausserdem eine Tabelle, in der die 10 Tools nach allen (für uns) wichtigen Aspekten einer Software für die Personaleinsatzplanung übersichtlich verglichen werden.

Schnell zum Thema:

Staffcloud

Papershift

Shiftbase

Aplano

Planday

Schichtplaner Online

Shiftjuggler

Workday

Teamhero

Deputy

Tabelle: Personaleinsatzplanung 2026 - der grosse Software-Vergleich

Staffcloud

Funktionalitäten

Staffcloud ist kein reiner Schichtenplaner, sondern bietet daneben auch eine projektbasierte Planung und ermöglicht den nahtlosen Wechsel zwischen beiden Planungsvarianten. Gerade die Beschäftigung flexibler Mitarbeitender und die daraus entstehenden Bedürfnisse (wie etwa die Beachtung von Qualifikationen, Zeitkontingenten und Mindestlöhnen) sind die Stärke von Staffcloud. Dazu gibt es verschiedene Zeiterfassungs-Möglichkeiten, eine umfangreiche Mitarbeiter-App mit vielen Selbstverwaltungs-Funktionen und sogar digitale Signaturen im Vertragsmanagement. Das Tool ist insgesamt sehr individuell anpassbar und kann daher viele verschiedenste Arbeits- und Geschäftsmodelle abbilden.

Support

Supportanfragen können Kunden direkt über das Portal stellen. Der Customer Service meldet sich per E-Mail oder telefonisch zurück. Anfragen werden innerhalb kürzester Zeit gelöst. Bei der Einführung in die Software hilft das Customer Success Team gegen eine Onboarding-Gebühr.

Pros & Cons

Pros

• Schicht- und Projektplanung möglich
• Stark auf individuelle Anforderungen anpassbar
• Umfangreiche Mitarbeiter-App
• Bewerber- und Vertragsmanagement
• Sehr guter Support

Cons 

• Nicht für Selbststarter geeignet
• Kein einfacher Schichtplaner
• Zu umfangreich für Kleinstunternehmen

Papershift

Funktionalitäten

Papershift ist auf die Dienstplanung ausgerichtet und konzentriert sich daher auf Schichtenplanung, Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung. Vor allem die automatische Schichtvergabe nach Vorgabe einiger Regeln wird von Nutzenden als zeitsparend empfunden. Mitarbeitende können über die App ihre Dokumente verwalten, Abwesenheiten angeben und ihre Schichten einsehen. Das Tool deckt damit die wichtigsten Aspekte der Personalplanung ab. Auf die Planung von mehr als 200 Mitarbeitenden ist das Tool jedoch nicht ausgerichtet und durch das fehlende Bewerbermanagement weniger gut für etwa Personaldienstleister oder die Eventbranche geeignet.

Support

Bei Papershift gibt es kostenpflichtige Support-Pakete. Umso besser das Paket, umso schneller und persönlicher wird geholfen. Auch die begleitende Einführung in die Software kann gegen eine Gebühr dazu gebucht werden.

Pros & Cons

Pros

• Automatische Vergabe von Schichten (im teuersten Produktpaket)
• Gute Zeiterfassung
• Umfangreiche Mitarbeiter-App

Cons

• Einige Funktionalitäten nur als kostenpflichtiges Add-on
• Nicht für grössere Mitarbeiter-Pools geeignet
• Kein Bewerbermanagement

Shiftbase

Funktionalitäten

Bei Shiftbase handelt es sich um einen weiteren Schichtenplaner. Wer also auch Freelancer beschäftigt oder in Projekten arbeitet, der findet hier vielleicht nicht alles, was er im täglichen Betrieb benötigt. Die Schichtenplanung ist jedoch intuitiv und Nutzer*innen loben die Benutzerfreundlichkeit. Die Software wurde ursprünglich in den Niederlanden entwickelt, sodass die Nutzung im deutschsprachigen Raum für manche User nicht ganz intuitiv zu sein scheint.

Support

Wer Hilfe benötigt, kann Shiftbase zu den Geschäftszeiten anrufen oder eine E-Mail schreiben. Bei kurzen Fragen steht auch ein Chat zur Verfügung. Ausserdem bietet Shiftbase eine Fernwartung an, wenn es um komplexere Probleme geht. Auch die benötigten Onboarding-Stunden werden auf die jeweiligen Bedürfnisse angepasst.

Pros & Cons

Pros

• Schichtentausch
• Solide Schichtenplanung
• Gute Schichtvorlagen
• Übersichtlich gestaltet

 Cons

• Reiner Schichtenplaner
• Teilweise ungewöhnliche Übersetzungen
• Ruhezeiten und Zeitkontingente werden nicht automatisch eingehalten
• Keine Vertragsunterzeichnung

Aplano

Funktionalitäten

Aplano ist in seiner einfachsten Version ein sehr preisgünstiger, aber auch sehr schnörkelloser Schichtenplaner. Damit eignet sich die Software vor allem für kleinere Unternehmen, die „nur“ nach einem Tool suchen, mit dem sie ihre Planung und Zeiterfassung managen können. Bei Datenexporten, Konfliktanzeigen und Verfügbarkeiten handelt es sich bei Aplano jedoch um Zusatzdienste, die nur im teuersten Paket angeboten werden. Dies liegt bei 4.50 EUR pro Mitarbeiter/Monat, was bei grösseren Mitarbeiter-Pools schnell teuer wird.

Support

Man kann mit dem Support chatten oder ihn über das Kontaktformular bzw. per Telefon kontaktieren. Es gibt die Möglichkeit einer kostenlosen Demo vor dem Kauf, aber eine persönliche, individuelle Einführung in die Software kann nicht dazugebucht werden.

Pros & Cons

Pros

• Übersichtlich aufgebaut
• Gute Teamkommunikation
• Alle Hauptfunktionen lassen sich unkompliziert handhaben
• Bei einer geringen Anzahl an Mitarbeitenden preisgünstig

Cons

• Teilweise wichtige Funktionalitäten nur als Add-on
• Sehr einfacher Schichtenplaner
• Bei einem grossen Mitarbeiter-Pool sehr teuer

Planday

Funktionalitäten

Bei Planday handelt es sich ebenfalls um einen Schichtenplaner – jedoch scheint dieser stärker auf individuelle Bedürfnisse anpassbar zu sein als andere Beispiele wie etwa Aplano oder Papershift. Damit ist das Setup zwar etwas komplizierter, aber wenn man einmal alles auf sein Unternehmen abgestimmt hat, dann kann das Tool eine ganze Reihe unterschiedlicher Szenarien abbilden. Die Starter-Version bietet dabei vor allem Schichtplanung und Zeiterfassung. Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, vorbereitende Lohnbuchhaltung und Schnittstellen werden ab dem Plus-Paket (3.99 EUR pro Nutzer/Monat plus 30 EUR Grundgebühr) angeboten.

Support

Der Support ist bei Planday je nach gebuchtem Paket unterschiedlich. Im Starter-Paket ist der Support per Chat und Zugriff auf das Hilfecenter inbegriffen, im Plus-Paket wird auch per E-Mail geholfen und im Pro-Paket ist noch zusätzlich ein persönlicher Rückrufservice inklusive.

Pros & Cons

Pros

• Individuell anpassbare Schichtenplanung
• Umfangreiche digitale Personalakte
• Gute Skalierbarkeit

Cons

• Kein Bewerbermanagement
• Relativ geringes Schnittstellenangebot
• Überforderung angesichts der Anpassungsmöglichkeiten

Schichtplaner Online

Funktionalitäten

Schichtplaner Online ist ein komplett kostenloses Tool für die Schichtenplanung und Verwaltung von Mitarbeitenden. Auch die Zeiterfassung kann über den Browser gemacht werden und die Daten können für die Lohnbuchhaltung exportiert werden. Damit deckt Schichtplaner Online die Anforderungen an eine einfache Schichtplanung insgesamt ab. Allerdings kann nur ein Standort geplant werden. Aussdem fehlen individuelle Anpassungsmöglichkeiten und es gibt keine Mitarbeiter-App oder erweiterte Planungsfunktion. Das Tool eignet sich am besten für sehr kleine Unternehmen oder Vereine. Es gibt eine Premiumversion für 8.49 EUR pro Monat. Allerdings ist schwer ersichtlich, ab wann dieser Preis gezahlt werden muss. An der Transparenz sollte der Anbieter daher noch arbeiten.

Support

Da es sich bei Schichtplaner Online um ein kostenfreies Tool handelt, ist kein bzw. nur sehr schlechter Support verfügbar. Man kann dem Unternehmen zwar über ein Kontaktformular schreiben, Nutzende scheinen jedoch keine oder nur sehr langsame Antworten zu erhalten.

Pros & Cons

Pros

• Einfache Schichtplanung
• Grundlegende Funktionalitäten der Mitarbeiterverwaltung
• Datenexport

Cons

• Nur ein Standort planbar
• Nur für Kleinstunternehmen
• Kein Support
• Keine Mitarbeiter-App

Shiftjuggler (Mein Schichtplan)

Funktionalitäten

Shiftjuggler ist ein weiteres Tool, das auf die Planung von Schichten ausgerichtet ist. Dazu bietet es Zeiterfassung, Personalakte, Urlaubs- und Arbeitszeitverwaltung. Auch eine Mitarbeiter-App ist im Preis inbegriffen. Die Mitarbeiterverwaltung ist jedoch relativ einfach gehalten und es gibt kaum individuelle Anpassungsmöglichkeiten, sodass Unternehmen vor dem Kauf genau prüfen sollten, was sie in diesem Bereich benötigen. Das Preismodell beruht auf der Anzahl der Mitarbeitenden, sodass es sich besonders für kleinere Unternehmen mit relativ geringen individuellen Bedürfnissen eignet.

Support

Das Support-Team kann während der Geschäftszeiten angerufen oder per E-Mail kontaktiert werden. Shiftjuggler setzt dabei auf persönlichen Kundensupport, der von seinen Kunden gut bewertet wird. Auch bei Anfangsschwierigkeiten empfiehlt der Anbieter, sich zu melden.

Pros & Cons

Pros

• Gute Urlaubsverwaltung
• Solide Schichtplanung
• Persönlicher Support
• Schichten können zugewiesen oder eigenständig übernommen werden

Cons

• Wenig individuelle Anpassungsmöglichkeiten
• Keine erweiterte Mitarbeiterverwaltung (Dokumente, Rechnungen, etc.)
• Kein Schichttausch

Workday

Funktionalitäten

Workday ist eine Software Suite für den HR-Bereich. Das Tool wurde ursprünglich in den USA entwickelt und ist in seinen Funktionalitäten nahezu endlos. Es bietet Zeiterfassung und Personalplanung, kann sämtliche HR-Prozesse abbilden, Lücken in Abteilungen erkennen und sogar die Karriereentwicklung von Mitarbeitenden unterstützen. Die Software scheint sich vor allem auf langfristige Ressourcenplanung zu konzentrieren und bietet in diesem Bereich viele (teilweise KI-gestützte) Module an. Workday ist also eine vollumfängliche Lösung, die besonders für sehr grosse und internationale Unternehmen interessant ist. Allerdings scheint die Bedienung teilweise kompliziert und es gibt keinerlei Preisinformationen im Voraus.

Support

Workday bewirbt einen Rund-um-die-Uhr-Support für Kund*innen, insofern sie ein entsprechendes SLA unterzeichnet haben. Daneben gibt es Lösungen über die Community und ein Ressourcen-Center für einfachere Anfragen.

Pros & Cons

Pros

• Sämtliche HR-Prozesse können abgebildet werden
• Starke Selbstverwaltungsfunktionen für Mitarbeitende
• Langfristige Planung mithilfe von Prognosen
• Komplette Lohnbuchhaltung

Cons

• Viel Setup
• Teilweise nicht intuitive Bedienung
• Zeitaufwändiges Bewerbermanagement

Teamhero

Funktionalitäten

Teamhero deckt sehr viele Funktionalitäten ab und lässt sich gut für die Personalplanung nutzen. Es ist allerdings vorrangig kein klassischer Schichtenplaner, sondern man plant in Projekten. Damit eignet sich die Software eher für Branchen wie etwa Promotion oder Eventanbieter. Die Zeiterfassung erfolgt entweder über das Handy der Mitarbeitenden (mit optionaler Geolokalisierung), über das Tablet bzw. den PC des Teamleiters oder manuell. Die Zusatzfunktionen im HR- und Lohnbereich sind noch ausbaufähig, aber die Software bietet sehr gute Kernfunktionen.

Support

Teamhero bietet eine kostenpflichtige Hilfe beim Einstieg in die Software. Bei Problemen findet der Support vor allem per E-Mail statt. Den guten Bewertungen von Teamhero zufolge kann der Kundenservice in den meisten Fällen schnell und zielgerecht helfen.

Pros & Cons

Pros

• Gute Projektplanung und -kommunikation
• Viele Anpassungsmöglichkeiten
• Umfangreiche Personalakte mit individuell anpassbaren Feldern 

Cons

• Kein Schichtenplaner
• Nur Einzelverträge
• Teilweise eingeschränkter Self-Service für Mitarbeitende
• Einige individuelle Anpassungen lassen sich nur mit dem Support lösen

Deputy

Funktionalitäten

Deputy ist vorrangig ein Schichtplanungs-Tool, sodass auch viele der Funktionalitäten eher schichtbezogen sind. Die Software bietet daher neben einer soliden Zeiterfassung, Mitarbeiterverwaltung, Rekrutierung und Dokumentenverwaltung auch die Möglichkeit des Schichtentauschs an. Das Preismodell basiert auf der Nutzeranzahl, wodurch Deputy mitunter sehr günstig sein kann. Allerdings hat die Mitarbeiter-App im Gegensatz zu anderen Anbietern kaum Funktionalitäten und insgesamt scheint es wenig individuelle Anpassungsmöglichkeiten zu geben. Bei den Schnittstellen sollten Kund*innen ebenfalls genau prüfen, was sie brauchen.

Support

Beim Support bekommt Deputy die meisten Minuspunkte von Usern. Die Anfragen werden wohl von einem outgesourcen Kundencenter beantwortet, sodass eine Lösung individueller Probleme teilweise sehr lange dauert oder die Kommunikation mit den Kundenberatern mühsam ist.

Pros & Cons

Pros

• Solider Schichtenplaner
• Schichtentausch für Mitarbeitende
• Übersichtlich aufgebaut
• Günstiges Preismodell

Cons

• Wenig Funktionalitäten im HR-Bereich
• Kaum Anpassungsmöglichkeiten bei individuellen Bedürfnissen
• Teilweise langsamer und unzureichender Support
• Eher für kleinere Mitarbeiterpools

Tabelle: Personaleinsatzplanung 2026 - der grosse Software-Vergleich

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