L-GAV konforme Zeiterfassung - so machen Sie es richtig

Wer in der Schweizer Gastronomiebranche arbeitet, der hat in vielen Betriebsbereichen mit dem L-GAV zu tun. In diesem Artikel beleuchten wir die L-GAV konforme Zeiterfassung genauer. Dabei gehen wir auf die folgenden Themen ein:

1. Was ist der L-GAV?

2. L-GAV konforme Zeiterfassung - welche Anforderungen bestehen?

3. Wie erreiche ich L-GAV Konformität?

• Allgemein zu beachten
• Technische Unterstützung
• Wie kann Staffcloud bei der L-GAV konformen Zeiterfassung helfen?

• Betriebliche Prozesse anpassen 
   

Was ist der L-GAV?

Der L-GAV (kurz für Landes-Gesamtarbeitsvertrag) gilt für das Schweizer Gastgewerbe und regelt den Abschluss, Inhalt und die Beendigung von Arbeitsverhältnissen in der Branche.

Er wurde bereits 1974 ins Leben gerufen und seine Aufsichtskommission setzt sich aus Vertretern der Arbeitgeber- und Arbeitnehmerverbände zusammen. So soll sichergestellt werden, dass faire Arbeitsbedingungen herrschen und gleichzeitig Marktbedürfnisse abgedeckt werden.

Zur Umsetzung des L-GAV kommt es auch zu Kontrollen in den einzelnen Betrieben. 

L-GAV konforme Zeiterfassung - welche Anforderungen bestehen?

Um dem L-GAV bei der Zeiterfassung gerecht zu werden, müssen Betriebe die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden korrekt und unveränderlich aufzeichnen. Die Aufzeichnungen müssen wiedergeben, dass die gesetzlichen Rahmenbedingungen eingehalten werden. Zu ihnen gehören:

- die Einhaltung von Pausenzeiten und Höchstarbeitszeiten

- die Gewährung und Kompensation von Ruhetagen

- die Aufzeichnung und Bezahlung von Überstunden  

Um dies alles nachvollziehbar darzustellen, muss eine sehr genaue Zeiterfassung stattfinden und die Aufzeichnungen müssen gut aufbewahrt werden. 

Wie erreiche ich L-GAV Konformität?

Allgemein zu beachten

Laut L-GAV muss sowohl ein Arbeitsplan im Voraus erstellt werden als auch die Arbeitszeiten erfasst und kontrolliert werden. Das kann sowohl analog (durch Stundenzettel und Unterschriften) als auch digital (mithilfe einer Software) erfolgen.

Bei Aufzeichnung der Arbeitszeiten durch den Betrieb muss eine Kontrolle durch die Mitarbeitenden stattfinden. Das heisst, sie müssen die Zeiten mit ihrer Unterschrift spätestens einmal im Monat absegnen. Bei Aufzeichnung durch die Angestellten hat wiederum der Arbeitgeber die Kontrollpflicht und muss die Arbeitszeiten mindestens einmal im Monat bestätigen.

Die Unterlagen müssen ausserdem nachvollziehbar aufbewahrt werden (Buchführungspflicht) und Mitarbeiter sollten jederzeit Auskunft über ihre Arbeitszeiten oder ihr Ferienpensum bekommen können.

Viele Stundenzettel können zu Papierbergen führen.

Technische Unterstützung

Gerade in der Gastronomie treffen viele Faktoren aufeinander, die eine gesetzeskonforme Aufzeichnung über analoge Methoden wie etwa Stundenzettel erschweren. Viele Betriebe haben daher erkannt, dass die Nutzung einer Software der einfachste Weg ist, um bei der Zeiterfassung L-GAV konform zu sein.

Dabei kann eine reine «Stempeluhr» schon ausreichen, allerdings kann viel Bürokratie eingespart werden, wenn eine integrierte Lösung genutzt wird, die neben der Zeiterfassung auch Einsatzplanung und Mitarbeiterverwaltung anbietet. 

Wie kann Staffcloud bei der L-GAV konformen Zeiterfassung helfen?

Als Planungstool mit Fokus auf flexible Arbeitskräfte bietet Staffcloud mehrere Methoden für die gesetzeskonforme Erfassung von Arbeitszeiten. Dabei erfüllt die Software folgende Bedingungen:

• Identifikation: Staffcloud stellt sicher, dass die Mitarbeitenden bei der Zeiterfassung (Check-in und Check-out) identifiziert werden. Die Angestellten nutzen für das Check-in ihre Mitarbeiter App, die auf dem persönlichen Telefon installiert ist und nur mit dem eigenen persönlichen Passwort installiert werden konnte.

• Ortsgebundenheit: Die Nutzung von QR-Codes zur Zeiterfassung garantiert, dass die Mitarbeitenden am richtigen Ort eingecheckt haben. Auch eine Validierung durch NFC-Tags, die im Betrieb angebracht werden, ist möglich. Als dritte Variante können Mitarbeitende einen sogenannten «Zeitstempel» mit Geodaten übermitteln, die den Ort eindeutig identifizieren.

• Unveränderlichkeit: Die Software ist so aufgebaut, dass der Betrieb die eingecheckten Zeiten der Mitarbeitenden nicht verändern kann.

• Nachvollziehbarkeit: Im Log können allfällige Abweichungen von eingecheckten Zeiten und freigegebenen Arbeitszeiten nachvollzogen werden (z.B. bei einer kleinen Aufrundung hin zur geplanten Arbeitszeit). 

• Transparenz: Nach Gegenkontrolle und Freigabe der Arbeitszeiten durch den Betrieb können Mitarbeitende die freigegebenen Arbeitszeiten in ihrer App einsehen und noch einmal selbst nachkontrollieren.

Betriebliche Prozesse anpassen

Neben dem technischen Aspekt sollten Gastrobetriebe auch innerbetriebliche Prozesse definieren, um ihre Konformität mit dem L-GAV zu stärken. Dazu gehören:

Back-up-Lösungen bei Nichtverfügbarkeit der App

• Wenn Mitarbeiter aus jeglichen Gründen (z. B. Telefon vergessen, niedrige Batterie oder Internetprobleme) nicht mit der App einchecken können, braucht es eine Back-Up-Lösung. Viele unserer Kunden greifen in diesen Fällen wieder auf das bewährte Stundenblatt zurück. 

Prozess für nicht erfolgtes Ein-/Ausstempeln

• Es ist schnell geschehen: Im hektischen Arbeitsalltag vergessen Mitarbeitende manchmal, ein- oder auszuchecken. Hierfür sollten Unternehmen einen Prozess haben, denn im Disputfall sollten beide Seiten abgesichert sein. Um schnell handeln zu können, sollte zum Beispiel am Ende des Arbeitstags abgeglichen werden, wer eingeteilt war und wer laut Zeiterfassung da war.

Zusätzliche Bestätigung der Arbeitszeiten

Doch einige Unternehmen gehen bei diesem Punkt noch einen Schritt weiter:

• Einige Betriebe lassen die Arbeitszeiten, die sie kontrolliert und freigegeben haben, zusätzlich am Ende des Monats von jedem/r Mitarbeiter/in unterschreiben. (Wir denken, dass dieser Vorgang unnötig ist, da die Erfassung der Arbeitszeiten durch die Mitarbeiter geschieht. Doch damit sehen sich diese Gastrobetriebe auf der ganz sicheren Seite.) 
• Andere wiederum halten in ihren Arbeitsverträgen direkt fest, dass die freigegebenen Arbeitsdaten in der App ersichtlich sind und dass diese als vom Mitarbeiter als akzeptiert betrachtet werden, wenn sie diese nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums beanstanden. Eine solche Regelung muss jedoch rechtlich wasserdicht sein und sollte entsprechend gemeinsam mit der Rechtsberatung des Unternehmens entwickelt werden.

Wir unterstützen Sie dabei, den L-GAV bei der Zeiterfassung einzuhalten. Unser Sales-Team berät Sie gerne.

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