Unternehmen, die regelmäßig mit flexiblen Mitarbeiter*innen und Aushilfen arbeiten, kennen die damit verbundenen Herausforderungen. Eine ist die fehlende Verbindlichkeit und geringe Planungssicherheit – auf beiden Seiten. Unternehmen möchten Personal, das zur richtigen Zeit, am richtigen Ort und mit der gesuchten Kompetenz zur Verfügung steht. Potenzielle Mitarbeiter*innen wiederum wünschen sich eine frühzeitige und transparente Einsatzplanung, die ihren individuellen Bedürfnissen entspricht.

Idealerweise bringt man beides zusammen. Das fördert die Bereitschaft, immer wieder für das Unternehmen zu arbeiten und gibt Arbeitgebern die Sicherheit, zuverlässiges und ausreichend qualifiziertes Personal zur Verfügung zu haben. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihre Personal-Einsatzplanung anpassen, um auf beiden Seiten Zufriedenheit zu schaffen.

Mitarbeiterwünsche an die Personal-Einsatzplanung berücksichtigen

1. Individuelle Arbeitszeiten

Eine mitarbeiterorientierte Einsatzplanung berücksichtigt die persönlichen Bedürfnisse so früh wie möglich. Ganz oben stehen die individuelle Verfügbarkeit und damit verbundene Wunsch-Arbeitszeiten. Durch ein Studium oder einen weiteren Job kann beispielsweise regelmäßig nur an bestimmten Tagen oder zu bestimmten Tageszeiten gearbeitet werden. Auch können sich durch Urlaub, Prüfungszeiten oder längere Auslandsaufenthalte Abwesenheiten ergeben.

2. Mitbestimmung beim Einsatzort

Häufig taucht auch der Wunsch auf, in ausgewählten Projekten mitzuarbeiten, weil Mitarbeiter*innen gerne für einen bestimmten Kunden arbeiten, der Einsatzort gut erreichbar ist oder ihnen Abläufe und Tätigkeiten bereits vertraut sind. Außerdem möchten sie vielleicht auch in einem Team arbeiten, das sie schon gut kennen und weil die Arbeit in diesem Team Spaß macht. Zusätzlich können dann gegebenenfalls auch Fahrgemeinschaften gebildet werden.

3. Kompetenzen bestmöglich nutzen

Selbstverständlich ist, dass alle entsprechend ihrer Ausbildung, ihrer Kenntnisse und ihrer Erfahrungen eingesetzt werden möchten. Hier hilft es, einen Überblick über die entsprechenden Fähigkeiten der Mitarbeiter zu haben. Eine Software, die entsprechende Daten sammelt und diese bei der Auswahl von Mitarbeitern für Einsätze berücksichtigt, kann daher eine große Hilfe sein.

Unternehmensbedürfnisse bei der Personal-Einsatzplanung beachten

Auf Unternehmensseite ergeben sich ein Bedarf sowie unterschiedliche Anforderungen, wenn sie vorübergehendes Personal suchen, um Engpässe auszugleichen, was branchenspezifisch, wie in der Gastronomie, oder auch objektbezogen, wie z.B. bei Reinigungsfirmen, bedingt sein kann.

 

Wenn man nun die Mitarbeiterbedürfnisse aus dem ersten Abschnitt bedenkt, gleicht es einem Eiertanz, die Anforderungen des Unternehmens und der Mitarbeiter unter einen Hut zu bringen. Hier kann eine gute Software bei der Personal-Einsatzplanung Abhilfe schaffen.

 

Alle offenen Positionen müssen mit flexiblem Personal besetzt werden, das einerseits die nötigen Qualifikationen mitbringt und andererseits auch zeitlich entsprechend zur Verfügung steht. Optimal ist ein Pool potentieller Mitarbeiter, die bereits für das Unternehmen gearbeitet haben und auf die man bei Bedarf zugreifen kann.

Wie sieht eine gute Personal-Einsatzplanung aus?

Gute Lösungen für eine optimale Planung berücksichtigen die Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen von Anfang an. Je Beschäftigte selbst entscheiden können, umso zufriedener sind sie. Wenn Verfügbarkeiten frühzeitig abgefragt bzw. von den Mitarbeiter*innen aktiv selbst vorab genannt werden können, steigt die Planungssicherheit und damit auch das Gefühl der Verbundenheit mit dem Unternehmen und dem Projekt. Eine transparente Planung ermöglicht es auch, Schichten schnell und einfach untereinander zu tauschen, ohne dass das Unternehmen eingreifen muss.

Je mehr Einfluss die Mitarbeiter auf die Planung nehmen können, desto zufriedener sind sie an Ihrem Arbeitsplatz! Dadurch ist die Fluktuation gering, was Unternehmen eine Kostenersparnis.

Ein weiterer wichtiger Punkt betrifft Änderungen in der Einsatzplanung. Häufig fühlen sich die Betroffenen zu spät informiert, wenn aufgrund von Krankheit kurzfristig Schichten übernommen oder zusätzliche Stunden angefragt werden. Je besser und transparenter das System ist, umso schneller und unkomplizierter kann auf Änderungen eingegangen werden und Mitarbeiter fühlen sich nicht überrumpelt.

Wenn ein Unternehmen es schafft, die Verfügbarkeiten und Wünsche der Mitarbeiter*innen gut mit den eigenen Bedürfnissen in Einklang zu bringen, erhöht dies am Ende die Zufriedenheit aller Beteiligten.

Wie kann die Personal-Einsatzplanung technisch verbessert werden?

In vielen Betrieben läuft die Einsatzplanung immer noch über Excel-Tabellen oder Doodle und für die Kommunikation werden SMS, Whatsapp und E-Mail eingesetzt. Von den datenschutzrechtlichen Anforderungen und Bestimmungen einmal abgesehen, ist die Abstimmung über diese Kanäle zeitaufwendig und fehleranfällig, ganz besonders bei kurzfristig notwendigen Änderungen.

Je weiter sich Smartphones verbreiten, desto offensichtlicher wird die Bedeutung einer digitalen Mitarbeiterplanung, die gleichzeitig Tool für die konkrete Planung auf Mitarbeiter- und Unternehmensseite ist und auch alle Möglichkeiten der Kommunikation bietet. Ein solches digitales Planungstool erlaubt dann auch die Stundenerfassung und die sich daran anschließende Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Fazit

Um im Wettbewerb um Arbeitskräfte mitzuhalten, sollten Sie Mitarbeiter*innen etwas bieten, was sie sonst nirgendwo bekommen. Dazu gehören: 

• Gute Arbeitsbedingungen 
• Planbare Dienstzeiten 
• Wertschätzung (zum Beispiel in der direkten Kommunikation und dem Job-Matching) 
• Angemessene (oder sogar überdurchschnittliche) Entlohnung 

Das richtige Tool kann hier helfen, denn während die Lohnhöhe ganz im Ermessen des Arbeitgebers liegt, können alle anderen Punkte gut mit einer transparenten und mitarbeiterorientierten Software abgedeckt werden. Staffcloud bringt Unternehmensbedürfnisse und die persönlichen Präferenzen und individuellen Verbindlichkeiten flexibler Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zusammen und bindet diese nahtlos in die Personal-Einsatzplanung ein. Das schafft Zufriedenheit auf beiden Seiten und erhöht die Verbindlichkeit, auch in Zukunft zusammenzuarbeiten.