Wie finden wir die optimale Anzahl an Aushilfen für unsere Firma?

Gross ist manchmal nicht gross genug - und klein, aber fein ist manchmal auch nicht passend. Die passende Grösse für den eigenen Pool an Aushilfen und freien Mitarbeitern zu finden, ist keine ganz leichte Aufgabe. Wir geben eine Hilfestellung für die optimale Anzahl an Aushilfen.

Die Problematik

Betriebe, die sich für Ihr Geschäft auf die wertvolle Mitarbeit von flexiblen Arbeitnehmern stützen (auch Freelancer, Freiberufler, Temporär-Mitarbeiter oder Mitarbeiter auf Abruf genannt) haben neben der Komplexität der Einsatzplanung ein weiteres Problem zu lösen: die Grösse ihrer Mitarbeiter-Kartei und damit die optimale Anzahl an Aushilfen.

Das Dilemma ist in der Branche hinlänglich bekannt: Hat man zu viele Mitarbeiter in der Kartei oder gar in einer Datenbank, so kommen zu viele Mitarbeiter zu wenig oft zum Einsatz. Die betroffenen Mitarbeiter wenden sich frustriert vom Betrieb ab und sind für das Unternehmen nicht mehr einsetzbar, wenn der Betrieb sie wirklich einsetzen würde. Ist die Datenbank zu klein, so werden einerseits die immer gleichen Mitarbeiter angefragt - was auch zu Frust führen kann - und anderseits können die Einsätze häufig nur mit grösster Mühe besetzt werden.

Das Dilemma der optimalen Anzahl an Aushilfen mathematisch lösen

Wie kommt man aus diesem kniffligen Dilemma? Die Lösung hierzu ist einfach: Fragen Sie Ihre freien Mitarbeiter, wie häufig sie arbeiten möchten! Im Prinzip müssen die Einsatzstunden, die alle Ihre freien Mitarbeiter gesamthaft bereit sind zu leisten, in etwa mit der Anzahl Einsatzstunden übereinstimmen, welche Sie durchschnittlich benötigen.

Ein einfaches Rechenbeispiel hilft, dies zu verdeutlichen. Nehmen wir an, dass die durchschnittliche Einsatzdauer in ihrem Betrieb 6 Stunden beträgt. Weiter haben Sie in Erfahrung gebracht, wie häufig Ihre Mitarbeiter im Monat durchschnittlich eingesetzt werden möchten (z.B. 1-mal, 3-mal oder 6-mal). Sie wissen auch in etwa, wie viele Einsatzstunden Sie in einem Jahr benötigen - z.B. 25'000 Einsatzstunden.

Nehmen wir an, dass ihre Mitarbeiter wie folgt arbeiten möchten:


	Anzahl Mitarbeiter mit entsprechender Präferenz	Bereitschaft Einsatzstunden / Jahr
6 Einsätze / Monat	12	5’184h
3 Einsätze / Monat	35	15’120h
1 Einsatz / Monat	13	5’616h
Total	60	25’920h

Somit benötigen Sie bei den oben beschriebenen Präferenzen einen Mitarbeiter-Pool von rund 60 freien Mitarbeitern (Aushilfen), um Ihre jährlichen Einsatzstunden abzudecken. Sie können eine Sicherheitsmarge einrechnen und - in diesem exemplarischen Fall - einen Pool von 80 Mitarbeiter halten. Sollten Sie jedoch nur 30 oder mehr als 100 freie Mitarbeiter halten wollen, so werden weder Sie noch Ihre Mitarbeiter glücklich.

Motivierte Mitarbeiter erhöhen die Service-Qualität

Die Arbeit mit freien Mitarbeiter ist langfristig erfolgreich, wenn Sie ein Stück weit auf die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter eingehen können. Das erhöht die Motivation der Mitarbeiter und damit auch die Qualität ihrer Arbeit. An dieser Qualität werden Sie dann auch von Ihren Kunden gemessen.

Die Kommunikation mit den Mitarbeitern und das Koordinieren ihrer Bedürfnisse mit den eigenen Anforderungen muss dabei nicht kompliziert sein. Eine Software hilft dabei, diese Aspekte entsprechend zu vereinfachen und sogar teilweise zu automatisieren.