In Boomphasen rasch auf flexibles Personal zugreifen und während Flauten darauf verzichten. Das ist die Vorstellung. Doch dies ist oft teurer als erwartet. Hier geben wir Ihnen Tipps, wie Sie die Kosten für flexibles Personal niedrig halten.

Das Problem

Unternehmen mit einem Pool an flexiblen Mitarbeitern erhoffen sich davon finanzielle Vorteile. Das flexible Personal erlaubt es Ihnen, die Anzahl der festen Mitarbeiter (und somit der Fixkosten) tief zu halten. Bei Nachfragespitzen kommen die Aushilfen ins Spiel und werden jeweils nur für die geleistete Arbeitszeit bezahlt. Das klingt für die Unternehmen nach einer Kostenersparnis.

Doch den flexiblen Mitarbeitern kommt auch eine wichtige Aufgabe zu, da sie bei hoher Nachfrage die Produktion oder Dienstleistung des Unternehmens sicherstellen. Diesem Umstand wird allerdings kaum Rechnung getragen. Ein besserer Ansatz kann hier Kosten senken.

1. Wertschätzung senkt Kosten für flexibles Personal

In einem Pool von mehreren Hundert flexiblen Aushilfskräften ist es nicht einfach, eine Beziehung zu jedem einzelnen Mitarbeiter oder Freiberufler aufzubauen. Ihm wird daher oft eine eher geringe Bedeutung beigemessen.

Das wertet jedoch in der Folge den gesamten Pool ab, was zu einer Negativspirale führt: Die flexiblen Mitarbeiter tauchen immer seltener auf, sind schlecht motiviert und aus diesem Grund sinkt der Wert weiter, welcher das Unternehmen den flexiblen Mitarbeitern zumisst. Eine solche Entwicklung steigert die Kosten für flexibles Personal.

2. Hohe Fluktuation vermeiden

Eine gewisse Fluktuation ist bei der Arbeit mit flexiblen Mitarbeitern nichts Ungewöhnliches. Lebensumstände ändern sich: Jemand hat eine feste Stelle angenommen, geht auf Weltreise oder ist mit seinem Studium fertig.

Wenn die Fluktuation überhandnimmt, so steigen die Kosten für flexibles Personal, denn:

• Neue Mitarbeiter müssen rekrutiert und in die Kartei aufgenommen werden
• Abläufe und Arbeiten müssen erklärt werden
• Die Arbeitsweise ist nicht mehr eingespielt

Die Kosten für den zusätzlichen Aufwand sind nicht so schnell sichtbar, denn sie werden teils von den HR- oder Admin Abteilung getragen. Nach einer Weile machen sich die Kosten in Form von schlechter Qualität in der Dienstleistung bemerkbar. Unzufriedene Kunden melden sich. Spätestens wenn die ersten Kunden abspringen, werden auch die Kosten für das Management oder für den Chef greifbar.

3. Den Wünschen des flexiblen Personals nachkommen

Betrachten Sie ihren Pool an flexiblen Mitarbeiter nicht als eine graue austauschbare Masse, die Ihnen bei Bedarf zur Verfügung steht. Sorgen Sie dafür, dass das flexible Personal so oft ausgelastet ist, wie es das selbst wünscht. Dies ist eine schmale Gratwanderung zwischen unternehmerischen Zwängen und Mitarbeiterwünschen. Schafft das Unternehmen diesen Spagat, fallen die Kosten für flexibles Personal allerdings viel geringer aus.

Um diese Gratwanderung besser zu meistern, ist die Nutzung eines Tools hilfreich, das Ihren administrativen Aufwand senkt und Ihnen die Kommunikation mit flexiblen Mitarbeitern und Festangestellten erleichtert. Staffcloud ermöglicht es Ihnen, Personal einzuteilen und zu benachrichtigen, während die Mitarbeiter mit der App einen schnellen Überblick über ihre Einsätze gewinnen. 

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