Unsere Kundinnen und Kunden haben es sich gewünscht und wir haben es entwickelt: Das Vertragsmodul ermöglicht das Unterschreiben von Einsatz- und Rahmenverträgen mit nur einem Wisch auf dem Smartphone.

Wer seine Einsatzplanung mit dem Vertragsmanagement verbinden möchte, der kann dies nun über Staffcloud tun, ohne ein externes DMS zu benötigen.

Dieser Artikel erläutert das Vertrags-Feature im Detail. Wer sich schnell einen Überblick verschaffen will, kann auch direkt zum jeweiligen Punkt springen:

• Für wen ist das Vertragsmodul in Staffcloud gedacht?
• Vertragsunterzeichnung im Handumdrehen
• Eigene Vertragsvorlagen in der Einsatzplanungssoftware
• Verträge in Staffcloud – Vorteile auf einen Blick
  
  

Für wen ist das Vertragsmodul in Staffcloud gedacht?

Mit der Entwicklung des Vertragsmoduls sind wir dem Wunsch unserer Kundinnen und Kunden nachgekommen. Viele von ihnen wollten ihre Vertragsverwaltung zentralisieren und sie mit der Einsatzplanung verbinden, ohne dazu weitere Dokumentenverwaltungssysteme und Kommunikationswege nutzen zu müssen.

Das Vertragsmodul ist also für alle Unternehmen gedacht, die zum Beispiel aus rechtlichen Gründen wiederholt Verträge mit ihren Mitarbeitenden abschliessen und die damit verbundene Arbeit auf ein Minimum reduzieren wollen. Staffcloud tut dies, indem es viele Schritte automatisiert, einen schnellen Überblick über den Vertragsstatus gibt und gleichzeitig die Vertragsunterzeichnung für Mitarbeitende so einfach wie möglich macht.

Vertragsunterzeichnung im Handumdrehen

Das Arbeiten mit flexiblen Mitarbeitenden ist heute allgegenwärtig, doch es bringt auch viel Bürokratie mit sich. Je nach den rechtlichen Vorschriften muss mit jeder Aushilfskraft ein Rahmenvertrag abgeschlossen werden und häufig werden auch die Einsätze über Verträge abgesichert.

Viele Unternehmen setzen dabei zwar bereits auf digitale Unterschriften, um den Prozess zu vereinfachen. Doch wenn diese erst per E-Mail angefordert und in einem separaten DMS verwaltet werden müssen, macht das viel Arbeit und raubt Planern und Planerinnen Zeit, die sie lieber mit der Einsatzplanung verbringen würden. Da die tägliche Arbeit meistens Vorrang hat, ist ausserdem die Gefahr gross, dass das Unterschreiben und Ablegen der Verträge vergessen geht.

Eine Vertragsversendung direkt aus der Einsatzplanung – auf das Smartphone der Mitarbeitenden – ist hingegen für alle Seiten bequem. Denn Angestellte oder Freelancer können mit nur einem Wisch rechtssicher unterschreiben. Da dies sekundenschnell erledigt ist, steht einer Unterzeichnung nichts im Wege.

Für Mitarbeitende ist der Prozess so einfach wie möglich, da die Vertragsunterzeichnung über die Mitarbeiter-App stattfindet. Diese kennen sie bereits sehr gut, da sie die App täglich nutzen, um z. B. Einsätze anzunehmen, sich einzuchecken oder Arbeitsdaten zu übermitteln. Sollte doch einmal eine Unterschrift fehlen, kann ihnen schnell eine Erinnerung aus der Einsatzplanung gesendet werden. Diese erhalten sie dann als Benachrichtigung aufs Handy.

Nach Erstellung wird der Vertrag direkt in der Einsatzplanungssoftware angezeigt und kann dort verwaltet werden. So ist eine Übersicht über vorhandene Verträge und deren Status für Planer und Planerinnen jederzeit möglich – ohne jemals die Einsatzplanung verlassen zu müssen.

Eigene Vertragsvorlagen in der Einsatzplanungssoftware

Jedes Unternehmen ist anders und hat unterschiedliche Bedürfnisse an das Vertragswesen. In Staffcloud können daher eigene Vertragsvorlagen definiert werden, die dann ohne Weiteres an Mitarbeitende versendet werden können.

Den Vertragsarten sind dabei keine Grenzen gesetzt. Unter anderem können folgende Verträge in Staffcloud hinterlegt und darüber versendet und unterschrieben werden:

• Rahmenverträge
• Einsatzverträge
• Abtretungsverträge
• Entsendungsverträge usw.

Die individuellen Mitarbeiterdaten werden dabei direkt aus dem Mitarbeiterdatenblatt übernommen und müssen nicht händisch in den jeweiligen Vertrag eingetragen werden. Wenn also erst einmal eine Vorlage da ist, können einzelne Verträge für jeden neuen Mitarbeitenden automatisch erstellt werden, was eine grosse Erleichterung darstellt.

Das Vertragsmodul in Staffcloud zeigt ausserdem nicht nur alle Verträge des Mitarbeitenden an, sondern gibt auch jederzeit einen Überblick darüber, welche Verträge noch unterzeichnet werden müssen. Sollte eine Unterschrift fehlen, können Planer einfach eine Erinnerung aus der Software heraus senden.

Verträge in Staffcloud – Vorteile auf einen Blick

Hier bieten wir noch einmal einen kurzen Überblick über die Vorteile der Verträge in Staffcloud:

Weiteres zu den Verträgen in Staffcloud finden Sie hier.

Zur Verwaltung von Rahmenverträgen in Staffcloud können Sie hier mehr erfahren.

Wenn Sie am Vertragswesen in der Einsatzplanung interessiert sind oder Fragen haben, helfen wir Ihnen gerne weiter.