Wer in Österreich tageweise Mitarbeitende beschäftigt oder dies in Betracht zieht, kennt das leidige Problem. Viel Zeit und Arbeit muss in die Anmeldung der fallweisen Beschäftigten investiert werden. Zudem ist der Anmeldungsprozess oft unübersichtlich und fehleranfällig. Wir stellen durch die ELDA-Anbindung von Staffcloud nun ein übersichtliches Tool zur Verfügung, mit dem Mitarbeitende blitzschnell zur fallweisen Beschäftigung angemeldet werden können.
Dieser Artikel beschreibt, wie die ELDA-Anbindung funktioniert, und geht auf folgende Themen ein:
- Was ist ELDA?
- Was sind fallweise Beschäftigte?
- Wie sieht die Anmeldung fallweiser Beschäftigter bei ELDA üblicherweise aus?
- Was ist die Problematik bei der Anmeldung fallweiser Beschäftigter?
- Wie wird die Anmeldung fallweiser Beschäftigter durch Staffcloud erleichtert?
- Auf einen Blick: Die Vorteile der Anmeldung fallweiser Beschäftigter mit Staffcloud
1. Was ist ELDA?
ELDA ist ein System für den elektronischen Datenaustausch mit den österreichischen Sozialversicherungsträgern. Es besteht seit 1995 und ermöglicht Dienstgebern die Übermittlung ihrer Meldungen an die Sozialversicherung und die Finanzverwaltung.
2. Was sind fallweise Beschäftigte?
Die Österreichische Gesundheitskasse definiert die fallweise Beschäftigung wie folgt:
Unter fallweise Beschäftigten versteht man Personen, die in unregelmäßiger Folge tageweise bei derselben Dienstgeberin bzw. demselben Dienstgeber beschäftigt werden, wenn die Beschäftigung für eine kürzere Zeit als eine Woche vereinbart ist.
Dazu müssen einige Regeln beachtet werden:
Der Dienstgeber darf nicht frei über die Arbeitszeit fallweiser Beschäftigter verfügen. Die Mitarbeitenden müssen zu den jeweiligen Einsätzen ihre Zustimmung geben.
Jeder Tag der fallweisen Beschäftigung ist als eigenständiges Dienstverhältnis anzusehen und muss mittels einer Mindestangabenmeldung vorab bei der ÖGK angemeldet werden. Diese Meldung erfolgt in der Regel über ELDA.
| Konkret bedeutet das zum Beispiel, dass bei einem Arbeitseinsatz von 500 fallweisen Beschäftigten bei einem 3-tägigen Event 500 Mindestangabenmeldungen vor jedem der 3 Tage gemacht werden müssen (1.500 Anmeldungen insgesamt). |
Wird die Anmeldung nicht rechtzeitig, also vor Arbeitsbeginn vorgenommen, drohen im Falle einer Überprüfung Geldstrafen von € 730,- bis € 2.180,-, im Wiederholungsfall in Höhe von bis zu € 5.000,- für jede nicht angemeldete Person.
Bei erstmaligem Verstoß (keine Betretung wegen verspäteter Anmeldung in den letzten 12 Monaten) und unbedeutenden Folgen ist eine Strafreduktion auf € 365,- möglich.
3. Wie sieht die Anmeldung fallweiser Beschäftigter bei ELDA üblicherweise aus?
Auf der ELDA-Website findet man folgenden Hinweis:
Die Anmeldung fallweise beschäftigter Personen kann via ELDA Software, ELDA Online, ELDA App, einer Lohnsoftware, Telefon, oder Online-Formular ohne Login erstattet werden.
4. Was ist die Problematik bei der Anmeldung fallweiser Beschäftigter?
Die Anmeldung ist zeitintensiv
Gerade für Unternehmen, die eine größere Anzahl an fallweise Beschäftigten anmelden müssen, sind alle Varianten der Übertragung sehr zeitintensiv. Häufig werden Stunden investiert, nur um die Meldungen einzureichen. Außerdem können bei mehreren Hundert Mitarbeitenden schnell Fehler passieren, sodass jemand versehentlich falsch oder nicht angemeldet wird.
Die Alternativen zur händischen Eingabe jedes einzelnen Mitarbeitenden sind z. B. das Hochladen einer CSV-Datei oder die Anmeldung über eine Lohnsoftware. Doch auch dies ist aufwändig: Während der CSV-Upload keine Übersicht bietet und etwaige Fehler nur schwer nachvollziehen lässt, muss bei Nutzung einer Lohnsoftware jeder Einsatz vom Einsatzplaner mit der Lohnabteilung abgeglichen werden.
Meldebestätigung muss bei einer Prüfung vorliegen
Im Falle einer Prüfung muss die Meldebestätigung für jeden Mitarbeitenden am Tag des Einsatzes vor Ort vorliegen. Wenn also der Dienstgeber seine Anmeldungen im Büro einreicht, die Mitarbeitenden aber bei einem Event tätig sind, muss er sicherstellen, dass die Bestätigungen irgendwie an den Einsatzort gelangen.
Der hohe Aufwand ist eine Belastung für Unternehmen
Einige Dienstgeber schrecken der damit verbundene Aufwand und die hohen Strafen bei möglichen Fehlern ganz und gar von der fallweisen Beschäftigung von Mitarbeitenden ab. Aber auch für Unternehmen, die bereits mit fallweise Beschäftigten arbeiten, stellt dieser Prozess eine erhebliche Belastung dar.
Mit Staffcloud zu weniger Aufwand und mehr Prüfungssicherheit
Mit der ELDA-Schnittstelle hilft Staffcloud Dienstgebern, die aktuell ihre Mindestangabenmeldungen über ELDA einreichen, und erleichtert diesen Prozess erheblich. Durch die schnelle Erledigung und die erhöhte Sicherheit im Prüfungsfall fallen außerdem wichtige Schmerzpunkte weg. Damit könnte die fallweise Beschäftigung auch für Unternehmen interessant werden, die sich bisher davor gescheut haben, diese Beschäftigungsart in Betracht zu ziehen. Damit stehen ihnen wiederum bei der Mitarbeiterbeschaffung mehr Optionen zur Verfügung.
5. Wie wird die Anmeldung fallweiser Beschäftigter durch Staffcloud erleichtert?
Anmeldung mit nur wenigen Klicks
Staffcloud ermöglicht die Anmeldung mehrerer fallweise Beschäftigter auf einmal mit nur wenigen Klicks. Der Dienstgeber muss dazu nur die Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers in der Mitarbeiterdatenbank hinterlegt haben. Eine Stornierung ist ebenfalls jederzeit über einen Button möglich. Da Arbeitstag und Arbeitsort bereits in der Planung hinterlegt sind, werden sie automatisch mit übermittelt. Das heißt, dass alle Anmeldungen direkt aus der Planungssoftware versendet werden. Eine Übertragung an andere Programme, Exporte und händische Eingaben sind nicht mehr nötig.
Übersicht über Meldungen und Stornierungen
Auf einen Blick kann man in Staffcloud sehen, wessen Mindestangabenmeldung bereits versendet wurde, bei wem sie noch fehlt oder ob eine Stornierung gemacht wurde. Eine erneute Versendung einer stornierten Meldung ist ebenfalls möglich. So haben Planer die Sicherheit, dass alle Anmeldungen korrekt eingereicht wurden.
Auch wird hier sofort offensichtlich, bei wem noch keine SV-Nummer hinterlegt wurde.
Export der Meldebestätigung
Sobald die Anmeldung über Staffcloud geschehen ist, kann die Meldebestätigung für jeden einzelnen Mitarbeitenden in der Liste der fallweise Beschäftigten jederzeit exportiert und im Falle einer Prüfung vorgezeigt werden. Da Staffcloud eine webbasierte Anwendung ist, reicht es dazu zum Beispiel, wenn am Einsatzort ein Tablet vorhanden ist. So werden Papierberge eingespart und der Stressfaktor auf ein Minimum reduziert.
6. Auf einen Blick: Die Vorteile der Anmeldung fallweiser Beschäftigter mit Staffcloud
| Fehlerbeseitigung | Über die Liste aller fallweise Beschäftigten sieht man sofort, ob eine ELDA-Anmeldung fehlt. |
| Aufwandsersparnis | Durch die direkte Übertragung an ELDA über Staffcloud mit wenigen Klicks sinkt der bürokratische Aufwand auf ein Minimum. |
| Besserer Überblick | Die übersichtliche Mitarbeiterliste zeigt alle Anmeldungen, Stornierungen und ELDA-Meldebestätigungen auf einen Blick. |
| Sicherheit und schneller Zugriff bei Prüfungen | Im Falle einer Prüfung können Dienstgeber sicher sein, dass alle fallweise Beschäftigten über ELDA angemeldet wurden. Meldebestätigungen können sofort aus Staffcloud exportiert werden. |
Sie sind an der ELDA-Schnittstelle interessiert und möchten mehr dazu erfahren, wie sie ihnen die Arbeit erleichtern kann? Unser Team berät sie gerne.
