Das Thema Excel tritt im Bereich Personaleinsatzplanung immer wieder auf - vor allem, weil es meistens kostenlos und leicht bedienbar ist.

Von vielen Personalabteilungen werden Tabellenkalkulationsprogramme daher bereits seit Jahren für die Dienstplanung genutzt. ‎Entsprechend wird auch Neuanfängern immer wieder empfohlen, ihre Einsatz- oder Schichtenpläne „einfach“ mit Excel oder ähnlichen Programmen zu erstellen.

Allerdings sollte man sich dabei bewusst sein, dass sich die Einsatzplanung nicht in allen Fällen gut in Tabellen abbilden lässt. Wir wollen in diesem Artikel Klarheit schaffen, wann sich Excel für die Personaleinsatzplanung wirklich lohnt - und wann es besser ist, in ein eigenes Tool zu investieren.

Schnell zum Thema:

1. Excel - der Klassiker bei Personalvermittlern und Arbeitgebern?

• Nutzungsgründe

2. Wie sieht die Arbeit mit Excel bei der Personaleinsatzplanung aus?

• Tabellen und Systeme
• Einfaches Tool, komplexe Systeme

3. Für wen eignet sich die Einsatzplanung mit Excel?

• Voraussetzungen für eine erfolgreiche Excel-Nutzung

4. Wann lohnt sich Excel nicht?

• Umstände, in denen Excel eher unpassend ist

• Hintergrund: Warum die Personaleinsatzplanung mit Excel oft ineffizient ist

5. Fazit - ist Excel als Alternative zu Personaleinsatzplanungstools sinnvoll?

1. Excel - der Klassiker bei Personalvermittlern und Arbeitgebern?

Wenn man heute nach kostenloser Einsatzplanungssoftware googelt oder auch eine KI wie Gemini oder Claude befragt, dann bekommt man neben vielen kostenlosen Probeversionen bezahlbarer Tools auch die Antwort, dass man „einfach“ Excel nutzen sollte.

Damit geben Google, ChatGPT und Co. sicherlich wieder, dass Excel seit vielen Jahren von Unternehmen wie etwa Personaldienstleistern bei der Einsatzplanung genutzt wird. Doch dass Excel nicht in allen Fällen von Vorteil ist, kommt dabei nicht zur Geltung.

So kann Excel mitunter sehr gut in die unternehmerischen Prozesse eingebunden werden. Je nach Komplexität der Einsatzplanung kann es jedoch auch fehleranfällig sein oder den Arbeitsaufwand stark erhöhen.

Nutzungsgründe

Excel und andere Tabellenkalkulationsprogramme werden oft genutzt, weil:

1. das Programm meistens bereits vorhanden, also kostenfrei ist

2. die Mitarbeitenden ohne grosse Vorkenntnisse oder Schulungen damit umgehen können 

3. die Suche nach einem dedizierten Tool angesichts der vielen verschiedenen Anbieter langwierig sein kann

4. es mitunter zu Beginn der Geschäftstätigkeit noch keine spezialisierten Tools zu einem erschwinglichen Preis gab

5. sich Excel am Anfang relativ unkompliziert in eigene Prozesse einbinden liess

2. Wie sieht die Arbeit mit Excel bei der Personaleinsatzplanung aus?

Bevor man sich für die Excel-Nutzung für die Schichten- oder Einsatzplanung entscheidet, sollte man sich darüber bewusst sein, wie der Arbeitsprozess damit aussieht.

Tabellen und Systeme

Wer Excel für die Schichtplanung oder Einsatzplanung nutzen möchte, der muss meistens mehrere Tabellen anlegen.

Dazu gehören mindestens:

• • Der Schichtplan oder Dienstplan

  • Die Urlaubsplanung

  • Die Arbeitszeiten- und Pausenerfassung

  • Eine Liste mit allen Arbeitnehmerdaten

Daneben kommen noch weitere Systeme zum Einsatz, um mit Mitarbeitenden zu kommunizieren, sie zu verwalten und ihre Lohnabrechnungen fertigzustellen. 

Zum Beispiel:

• • WhatsApp

  • Telefon
    

  • E-Mail-Programme

  • Kalender

  • Personalakten

  • Dokumentenmanagementsysteme

  • Drittsysteme für die Lohnabrechnung, Zeiterfassung und Rechnungserstellung  (letzteres ist vor allem für Personaldienstleister wichtig)
    
    
    

Zu viele Systeme können zu Chaos in der Personaleinsatzplanung führen.

Einfaches Tool, komplexe Prozesse

Diese Systeme müssen alle miteinander koordiniert werden. Oft finden sich Planende zwar damit ab, dass sie mehrere Prozesse navigieren müssen, doch das häufige Wechseln führt auch zu Fehlern. So müssen sie z.B. bei der Einteilung der Mitarbeitenden herumtelefonieren oder mehrere Nachrichten hin- und herschicken und das Ergebnis in mehreren Tabellen eintragen.

Da passiert es schnell einmal, dass ein Eintrag in die Excel-Tabelle nicht oder nicht ganz richtig erfasst wird. Die Konsequenzen können schwerwiegend für den Geschäftsbetrieb sein, denn ein fehlender Eintrag in der Tabelle führt im schlechtesten Fall zu einer Unterbesetzung.

Für wen eignet sich die Einsatzplanung mit Excel?

Auch wenn es viele Fälle gibt, in denen wir von der Excel-Nutzung in der Personaleinsatzplanung abraten, kann es für kleinere Unternehmen durchaus ausreichen.

Das heisst: Excel ist sinnvoll, wenn die Einsatzplanung relativ einfach aussieht und nur wenige Mitarbeitende eingeteilt werden müssen. Denn solange der Aufwand überschaubar ist, sind auch die Fehlerquellen gering.

Voraussetzungen für eine erfolgreiche Excel-Nutzung

Excel eignet sich gut, wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

• Es sind bereits gute Excel-Kenntnisse vorhanden

• Sie erstellen nur Schichtpläne oder sehr einfache Einsatzpläne und brauchen keine genaue Arbeitszeiterfassung

• Sie haben durch eine geringe Mitarbeiterzahl relativ wenig Kommunikationsaufwand

• Sie müssen selten kurzfristige Planänderungen (z.B. wegen Krankheit) einbauen

• Sie planen immer wieder gleich

Dennoch ist es zu empfehlen, sich auch bei einer einfachen Planung nach Alternativen umzuschauen, bevor man sich endgültig für die Excel-Nutzung entscheidet. Denn eine dedizierte Software kann z.B. mithilfe von Automatisierung Einteilungen und Kommunikation erleichtern und muss nicht unbedingt teuer sein.

Es gilt dabei, Kosten abzuwägen. Denn der Zeitaufwand für das Verwalten der Excel-Listen ist mitunter kostspieliger als der Startpreis eines einfachen Tools, das einem viel manuelle Arbeit abnimmt.

Bei einer einfachen Einsatzplanung kann Excel bei der Organisation helfen.

Wann lohnt sich Excel nicht?

Excel hat den Nachteil, dass jeder Eintrag per Hand gemacht wird. Das ist nicht nur aufwändig, sondern auch fehleranfällig. Bei einer kleinen Anzahl an einzuteilenden Mitarbeitenden ist das zwar kein Problem, doch der Aufwand und die Fehlerquote steigen mit jeder zusätzlichen Arbeitskraft exponentiell an.

Umstände, in denen Excel eher unpassend ist

Excel eignet sich weniger gut, wenn

• Sie mit vielen Mitarbeitenden planen und diesen auch die Pläne kommunizieren müssen

• Bei Arbeitskräften erst nach ihrer Verfügbarkeit fragen müssen

• Gemischte Teams aus Festangestellten, Aushilfen und Freelancern haben

• Arbeitszeiten für die Lohnabrechnung genau erfassen

• Häufig kurzfristige Planänderungen haben

• Sich Ihre Planungsanforderungen häufig ändern (z.B. bei Events oder im Catering)

Tipp: Wir empfehlen bei einer umfangreichen oder komplexen Personaleinsatzplanung, auf jeden Fall ein dediziertes Tool zu nutzen. In unserem Vergleichsartikel haben wir uns 10 beliebte Tools angeschaut und sie genau untersucht:

Die 10 besten Tools für die Personaleinsatzplanung 2026 – ein Vergleich

Hintergrund: Warum die Personaleinsatzplanung mit Excel oft ineffizient ist

Für uns ist klar, dass Excel nur bei einer sehr einfachen Planung in Frage kommen sollte. Denn gerade bei einer grösseren Mitarbeiterzahl verbringen Planende oft Stunden mit der Einteilung und Mitarbeiterverwaltung in verschiedenen Excel-Tabellen. Dazu kommt, dass Schichten häufig auch noch in einen Kalender eingetragen werden müssen. Urlaube und Krankmeldungen werden ebenfalls separat verwaltet.

‎Die Nutzung dieser vielen Systeme und Tabellen ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch unübersichtlich, denn man hat nicht alles an einem Ort. Wer erst in drei Listen schauen muss, um eine Auskunft über eine Mitarbeiterin geben zu können, der ist ausserdem gestresster und kann sich weniger auf wichtige Aufgaben konzentrieren.

Wer nicht nur in Schichten arbeitet, sondern minutengenaue Arbeitszeiten benötigt, für den reichen die Excel-Listen auch für die Lohnabrechnung nicht aus, da noch Stundenzettel dazukommen, die entweder von einer (digitalen) Stechuhr kommen oder von den Arbeitnehmenden per E-Mail, WhatsApp oder komplett analog auf Papier eingereicht werden.

Ein weiteres Problem ist, dass bei strukturellen Veränderungen immer wieder neue Excel-Listen angelegt werden müssen. Excel schafft eben kein anpassungsfähiges Grundgerüst, wie es etwa Personaleinsatzplanungs-Tools bieten.

Eine dedizierte Software übernimmt hingegen viele händische Schritte, ermöglicht einen leichten Überblick über die gesamte Planung und Personalverwaltung und reduziert ausserdem Fehlerquellen.

Fazit - Ist Excel als Alternative zu Personaleinsatzplanungstools sinnvoll?

Wir würden zur Nutzung von Excel als Tool für die Personaleinsatzplanung nur dann raten, wenn Ihre Planung sehr einfach aussieht und wenige Mitarbeitende umfasst.

Sobald die Planung umfangreicher oder komplexer ist, wird Excel eher zum Hindernis, das den Arbeitsaufwand erhöht und fehleranfällig ist.

Wir raten dann eher dazu, sich ein Tool für die Einsatzplanung anzuschaffen, da der Aufwand bei der Excel-Nutzung letztlich kostspieliger ist.