Personaldienstleister haben andere Ansprüche an die Einsatzplanung als etwa Gastronomiebetriebe oder Eventlocations. Durch die hohe Anzahl an verliehenen Mitarbeitenden muss eine entsprechende Software stark skalierbar sein. Ausserdem sollte sie Zusatzfunktionen wie Vertragsmanagement, Rekrutierung und Abrechnungen bieten. Klassische Schichtplaner sind daher eher nicht die richtige Wahl für Zeitarbeitsfirmen.

Wir haben uns 5 Tools angeschaut, die Einsatzplanung speziell für Personaldienstleister bieten. Wir vergleichen ihre Funktionalitäten und gehen auf ihre Vorteile in dieser Branche ein. Am Anfang des Artikels finden Sie ausserdem eine übersichtliche Vergleichstabelle.

Inhaltsverzeichnis

Personaleinsatzplanungstools für Personaldienstleister 2026 - Vergleichstabelle

Staffcloud

zvoove

Time Job

HR4You

Timecount

Personaleinsatzplanungstools für Personaldienstleister 2026 - Vergleichstabelle

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Staffcloud

Starke Anpassungsfähigkeiten und Flexibilität - jedes Projekt kann abgebildet werden

Personaldienstleister haben ständig mit unterschiedlichen Anforderungen zu tun. Kein Projekt ist wie das andere, sodass auch die Bedürfnisse an eine Software für die Personaldisposition sehr individuell sind. Bei Staffcloud wird Flexibilität und Anpassungsfähigkeit grossgeschrieben. Alles kann individuell konfiguriert werden, sodass die Besonderheiten jedes Einsatzes abgebildet werden können.

Dazu kommt eine digitale Personalakte, die direkt mit dem Recruiting verbunden ist, sodass Daten automatisch übernommen werden, sobald Bewerbende zu Mitarbeitenden werden. Die Einträge werden beim Anlegen neuer Einsätze abgeglichen und das Programm schlägt passende Mitarbeitende dafür vor.

Daneben bietet Staffcloud eine starke Mitarbeiter-App. Sie informiert nicht nur über Arbeitseinsätze oder etwaige Änderungen, sondern lässt Mitarbeitende unter anderem auch Dokumente hochladen, Arbeitszeiten erfassen und Verfügbarkeiten mitteilen. Einladungen zur digitalen Unterzeichnung von Einsatzverträgen finden sie hier ebenfalls. Staffcloud unterstützt dazu die elektronische Signatur, sodass einer rechtssicheren Unterzeichnung nichts im Wege steht.

Tempcloud - eigenes Tool für Mitarbeiteranfragen und -zuweisung

Für die Verbindung zwischen Personaldienstleistern und ihren Kunden und Kundinnen hat Staffcloud eine eigene Lösung entwickelt. Mit Tempcloud können Unternehmen offene Stellen direkt erfassen und der Personaldienstleister ihres Vertrauens kann diese mit dem passenden Personal besetzen. Die richten Personen werden auch hier automatisch vorgeschlagen.

Pros & Cons

Pros

• Sehr individuell anpassbar und in eigene Prozesse integrierbar
• Zeitersparnis durch Auto-Matching und automatisierte Einteilung
• Mitarbeiter-App mit umfassenden Funktionen und digitaler Zeiterfassung

Cons

• Eher für geübte Selbststarter
• Kann für Kleinstunternehmen zu komplex sein
• Keine automatische Jobveröffentlichung auf bekannten Plattformen
  
  

zvoove

Starke Recruiting-Funktionalitäten und Anbindung an Jobbörsen

Zvoove ist sehr umfangreich und bietet alles von Bewerbermanagement über Einsatzplanung bis hin zur Kundenverwaltung. Das ist auch wenig überraschend, denn bei dem Anbieter handelt es sich um ein Fusionsunternehmen, an dem unter anderem Landwehr beteiligt ist.

Entsprechend weitreichend ist das mögliche Leistungsangebot in allen Bereichen. So bietet Zvoove zum Beispiel eine Schnittstelle zur Jobplattform Indeed. Stellenanzeigen können damit direkt geschaltet werden und erreichen so etwaige Bewerber:innen. Zu den weiteren Optionen, die gegen ein Aufgeld dazugebucht werden können, gehört ein Lohnabrechnungsservice und die externe Arbeitszeiterfassung durch Zvoove-Mitarbeitende.

Doch das vielseitige Angebot kann für potenzielle Kund:innen überwältigend wirken. Die Website des Anbieters zeigt eine Vielzahl möglicher Produkte, die alle einzeln oder als Paket gebucht werden können. Auch Preisinformationen gibt es keine. Interessenten müssen also den Vertrieb kontaktieren, um mehr zu erfahren.

Schwerpunkt Auftragsmanagement und Recruiting

Im Vordergrund scheinen bei Zvoove eher Auftragsmanagement, Recruiting und Rechnungsversand zu liegen. Hier bietet die Lösung eine ganze Reihe an Funktionalitäten, die viel automatisieren und Nutzer:innen so die Arbeit erleichtern. Entsprechend ist die digitale Arbeitszeiterfassung erst ab dem Professional Plus Paket erhältlich, bietet dann aber wiederum sehr viele Optionen und auch Schnittstellen zu bereits vorhandenen Zeiterfassungssystemen. Ähnlich ist es bei der Einsatzplanung, die nur als gesondertes Modul dazugebucht werden kann.

Pros & Cons

Pros

• Sehr gutes Bewerbermanagement und Anbindung an Jobbörsen
• Integrierte Lohnbuchhaltung und -abrechnung (gegen Aufpreis)
• Stark beim Kundenmanagement

Cons

• Nicht alles an einem Ort: verschiedene Tools für verschiedene Aufgaben
• Weniger auf Personalplanung ausgerichtet
• Eher kostenintensiv
  
  

Time Job

Time Job richtet sich vor allem an Zeitarbeitsfirmen. Der Leistungsumfang enthält daher bereits im Kernprodukt Time Job Core neben Auftragsverwaltung und Datenmanagement auch Tools für die Zeiterfassung, Disposition und Rechnungserstellung.

Der Anbieter bewirbt sein individuelles und persönliches Onboarding, was vermuten lässt, dass es sich bei dem Ökosystem um ein komplexes Zusammenspiel verschiedener Module handelt. Ausserdem bietet Time Job Schnittstellen zu verschiedenen Partnerprogrammen in seinen Produktpaketen mit an. Dazu gehören etwa Dokumentenmanagementsysteme, Lohnbuchhaltungsprogramme und CRMs. Besonders hervorgehoben wird dabei die Datev-Schnittstelle.

Es können verschiedene Module und Produktpakete zusammengestellt werden. Allerdings ist teilweise schwer zu erkennen, welche Funktionalitäten in den Paketen enthalten sind. Der Kontakt mit dem Vertrieb ist also auch hier unerlässlich. Wie Zvoove bietet auch Time Job keinerlei Preisinformationen auf seiner Website.

Tägliche Prozesse der Personaldisposition stehen im Vordergrund

Der Fokus von Time Job liegt auf den zentralen Prozessen der Zeitarbeit, also auf Einsatzplanung, Mitarbeiterverwaltung, Abrechnung, Löhnen und Reporting. Daneben werden aber auch gesonderte Lösungen für die Arbeitssicherheit (Time Job Safety), den Vertrieb (Time Job Sales) und das KI-gestützte Bewerbermanagement (Time Job Match) angeboten.

Pros & Cons

Pros

• Sehr gut auf eigene Szenarien anpassbar
• Konzentriert sich auf die Hauptthemen von Zeitarbeitsfirmen
• Bietet auch Lösungen für die Arbeitssicherheit

Cons

• Nicht alles an einem Ort: verschiedene Tools für verschiedene Aufgaben
• Etwas undurchsichtig: keine Bewertungen online
• Keine Preisinformationen
  
  

HR4You

Viele Schnittstellen im Recruiting-Bereich und integrierte externe Suche auf Plattformen wie Xing

HR4You umfasst verschiedene Module, die sich Kund:innen je nach ihren Bedürfnissen zusammenstellen können. Dazu gehören unter anderem Vendor Management, Rekrutierung, Arbeitnehmerüberlassung, Personalverwaltung und Reporting. 

Die Zeiterfassung der Mitarbeitenden ist dabei jedoch nur in der Softwarelösung für die Arbeitnehmerüberlassung inbegriffen und scheint keine automatische Erfassung der Zeiten (etwa über eine App) vorzusehen. Statt der klassischen Einsatzplanung bietet HR4You eine Auftragsverwaltung, bei der das verliehene Personal verschiedenen Aufträgen und Projekten zugeordnet werden kann.

Praktisch ist, dass sich Rechnungen direkt aus dem System heraus erstellen und versenden lassen. Im Recruiting-Bereich gibt es ausserdem Schnittstellen zu Jobportalen und der Bundesagentur für Arbeit zur automatischen Veröffentlichung von Stellenanzeigen. Hervorzuheben ist auch die Anbindung an Xing und LinkedIn, über die passende Kandidat:innen mithilfe einer einfachen Textsuche gefunden werden können.

Alles, was Personaldienstleister brauchen - doch es hat auch seinen Preis

HR4You bietet umfangreiche Lösungen in verschiedenen Paketen, wobei die Software für Personalberatung & -vermittlung oder die Lösung für die Arbeitnehmerüberlassung für Personaldienstleister am interessantesten sind. Dabei ist allerdings zu beachten, dass der Preispunkt (mit einem Einstiegspreis von 699 Euro pro Monat für die Software für die Arbeitnehmerüberlassung) relativ hoch ist. HR4You bietet jedoch gesonderte Pakete für Start-ups im Personalbereich, was sicherlich attraktiv für kleinere Unternehmen ist. 

Pros & Cons

Pros

• Umfangreiche Lösung, deckt alle HR-Bereiche ab
• Besonders gut im Recruiting: Anbindung an Jobportale, automatische Veröffentlichung von Stellenanzeigen
• Gesonderte Lösung für Start-ups

Cons

• Keine Mitarbeiter-App
• Keine digitalen Zeiterfassungsmöglichkeiten
• Eher kostenintesiv
  
  

Timecount

Sehr gute Abrechnungsmöglichkeiten im Bereich Löhne und Kundenrechnungen

Der Fokus von Timecount geht eher in die Richtung Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung, was auch schon am Namen der Lösung zu erkennen ist. Im Gegensatz zu anderen Tools gibt es hier kein Bewerbermanagement und es geht eher um den Einsatz und die Abrechnung von Personal. Die Kundenverwaltung beinhaltet dabei zum Beispiel Rechnungen und Vertragsmanagement.

Vorteilhaft ist besonders das Rechnungsmodul, da es genaue Abrechnungen, teilweise automatisierte Rechnungen für wiederkehrende Aufträge und die Nachverfolgung von Zahlungseingängen ermöglicht. Ebenso praktisch ist die automatisierte Berechnung von Bruttolöhnen nach Vorgabe einiger Regeln. 

Die Mitarbeiter-App von Timecount informiert Mitarbeitende über offene und angenommene Arbeitseinsätze. Ebenso wie bei Staffcloud können sich Mitarbeitende hier auf verfügbare Einsätze bewerben. Der eigenständige Upload von Dokumenten durch das Personal ist dabei jedoch erst ab dem Pro-Paket mit inbegriffen. Zu beachten ist auch, dass die App keine digitalen Zeiterfassungsmöglichkeiten bietet, sondern nur die manuelle Erfassung ermöglicht.

Umso besser das gebuchte Paket, umso flexibler und anpassungsfähiger

Auch wenn Timecount keine Preisinformationen auf der Website zeigt, ist jedoch sehr eindeutig zu erkennen, was in den jeweiligen Paketen enthalten ist. Ein komplexes Modulsystem, das sich Kund:innen selbst zusammenstellen, gibt es hier nicht. Die Anpassungsmöglichkeiten basieren dabei auf dem jeweils gebuchten Paket. So ist die Basic-Variante bereits stark vorkonfiguriert, während individuelle Einstellungen erst ab dem Pro-Paket möglich sind.

Pros & Cons

Pros

• Besonders stark bei Rechnungserstellung und Zahlungsüberwachung
• Fokus auf Einsatzplanung und Kundenverwaltung
• Bildet den gesamten Prozess des Personalverleihs ab

Cons

• Individuelle Anpassung nicht bei allen Preispaketen inbegriffen
• Keine digitale Zeiterfassung über die Mitarbeiter-App
• Kein Bewerbermanagement

Sie sind Personaldienstleister und möchten gerne mehr über passende Softwaretools für Ihre Branche wissen? Wir helfen Ihnen gerne.