Herausforderungen, die Personaldienstleister mit Softwaretools lösen können

Angesichts des zunehmenden Bedarfs an flexiblen Mitarbeitenden in Branchen wie etwa dem Gesundheitswesen oder der Gastronomie sind Personaldienstleister so gefragt wie nie. Das vermehrte Geschäft bringt aber auch Herausforderungen mit sich. Wie hält man den Verwaltungsaufwand niedrig, wenn das Geschäftsmodell auf einem Mitarbeiterpool beruht, dessen Verleih zeit- und kostenintensiv ist? 

Wir werden uns hier die Herausforderungen ansehen, die Software für Personaldienstleister beseitigen kann, welches Tool am besten zu Ihrem Unternehmen passt und wie Sie es zur Steigerung Ihrer Produktivität nutzen können.

Aktuelle Herausforderungen für Personaldienstleister

Einige der bedeutendsten Probleme, mit denen Personaldienstleister heute zu kämpfen haben:

1. Lange Reaktionszeiten
2. Fachkräftemangel
3. Hohe Personalfluktuation
4. Konkurrenzdruck

Problem Nr. 1 - Lange Reaktionszeiten

Das wichtigste Thema für Personaldienstleister ist die Geschwindigkeit, mit der sie eine Personalanfrage beantworten und eine offene Stelle besetzen können. Die schnelle und unkomplizierte Bereitstellung des richtigen Personals ist ihr Hauptgeschäft und sorgt dafür, dass Kunden bei weiteren Anfragen wieder auf sie zukommen. Wer weniger schnell ist, steht daher unter Druck und muss sicherstellen, dass er vielleicht andere Werte bietet (wie etwa konsequent hochqualifiziertes Personal). Doch auch, wenn ein Personaldienstleister anderweitig einen guten Service hat, geht der Zeitfaktor vor, sodass er vermutlich dennoch Aufträge an Konkurrenten verliert. Eine Verbesserung der Reaktionszeiten ist daher die wichtigste Massnahme, um in der Branche erfolgreich zu sein.

Problem Nr. 2 - Fachkräftemangel

Die Branche hat bereits seit einigen Jahren mit Fachkräftemangel zu kämpfen und die Pandemie hat dieses Problem noch verstärkt. Da qualifiziertes Personal so schwierig zu bekommen ist, können es sich Mitarbeitende mit guten Fachkenntnissen durchaus leisten, Forderungen zu stellen. Jede Art von Vorteil, den ihnen ein Personaldienstleister bietet, kann daher die Mitarbeiterbindung stärken. Dabei muss es sich nicht unbedingt um finanzielle Anreize handeln - alles, was die tägliche Arbeit erleichtert, hilft dabei, sowohl das richtige Personal zu finden, als es auch zu halten. Eine benutzerfreundliche Software - etwa in Form einer Mitarbeiter-App, über die Jobs mit nur wenigen Klicks auf dem Smartphone angenommen werden können - kann dabei eine wichtige Rolle spielen. 

Problem Nr. 3 - Hohe Personalfluktuation

Die Branche verzeichnet seit jeher viel Fluktuation, da sie vor allem Menschen anzieht, die zum Beispiel gerade den Job wechseln, nach einem Nebenjob suchen oder gleich für mehrere Personaldienstleister tätig sind. Wie oben erwähnt, kann ein einfaches und hilfreiches Softwaretool dafür sorgen, dass sich mehr hochqualifiziertes Personal bewirbt und auch bei einem Dienstleister bleibt. Die Beziehung der Agentur zu den Mitarbeitenden sollte jedoch nicht unterschätzt werden. Viele Personaldienstleister teilen uns mit, dass die Einführung einer Software dafür gesorgt hat, dass sie mehr Zeit für persönliche Gespräche haben, in denen die Bedürfnisse der Leiharbeiter besprochen werden, statt sich bei jeder Kontaktaufnahme nur auf Verwaltungsaufgaben konzentrieren zu müssen.

Problem Nr. 4 - Konkurrenzdruck

Der Personalverleih ist ein konkurrenzstarker Sektor. Wer Mitarbeitende mit vielseitigen Kenntnissen - und zwar so schnell wie möglich - vermitteln kann, hat hier entsprechend die Nase vorn. Wie bereits unter Punkt 1 erwähnt, ist die Reaktionszeit ein extrem wichtiger Erfolgsfaktor. Wenn es eine Agentur allerdings nicht schafft, kontinuierlich verlässliche und passende Leiharbeiter anzubieten, kann dies auch nicht durch Schnelligkeit aufgewogen werden. Die Kundenzufriedenheit ist daher ebenso wichtig wie die Mitarbeiterbindung, um das Geschäft auf Erfolgskurs zu halten.

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Erfolgsstrategien

Häufige Probleme von Personaldienstleistern angehen

Hier stellen wir einige Strategien im Umgang mit den Herausforderungen vor, von denen Personaldienstleister heute betroffen sind.

Wie kann ein Softwaretool Personaldienstleistern dabei helfen?

Schnellere Reaktionszeiten durch vereinfachte Kommunikation

Eine gute Software sollte nicht nur eine schnelle und einfache Personaldisposition ermöglichen, sondern auch die Kommunikation mit den Mitarbeitern beschleunigen. Statt die Besetzung über individuelle Telefonate oder Nachrichten zu organisieren, werden verfügbare Leiharbeiter über das Tool gefunden und eingeladen. Die gewünschten Kandidaten werden unkompliziert über ihr Smartphone informiert und können in der App zusagen oder ablehnen. So werden mithilfe einer flexiblen Mitarbeiter-App Reaktionszeiten verkürzt und die Kommunikation vereinfacht.

Fachkräftemangel mit verbesserter Personalbindung bekämpfen

Wenn man einmal qualifiziertes Personal findet, möchte man es nicht wieder gehen lassen. Durch die starke Konkurrenz innerhalb und ausserhalb der Branche wechseln Mitarbeitende jedoch häufig den Arbeitgeber oder Personalienstleister - je nachdem, welche Konditionen ihnen angeboten werden. Das richtige Tool kann hier einen grossen Unterschied machen, denn es erleichtert den Mitarbeitern nicht nur das Annehmen von Jobs, sondern gibt ihnen auch mehr Freiheit, da sie selbst entscheiden können, welche Einsätze sie annehmen. Ausserdem können sie sich damit digital bei der Arbeit an- und abmelden sowie Belege abfotografieren und einreichen. Wer eine einfach zu bedienende Smartphone-App bietet, kann so nicht nur gutes Personal halten, sondern auch anziehen.

Zufriedene Mitarbeiter reduzieren die Personalfluktuation

Eine reduzierte Mitarbeiterfluktuation kann sich sehr positiv auf das tägliche Geschäft auswirken. Denn Personaldienstleister, die ihren Kunden bei jeder Anfrage zuverlässiges und qualifiziertes Personal vermitteln können, werden nicht nur wieder genutzt, sondern auch weiterempfohlen. Ein gutes Softwaretool ist dabei sowohl ein Plus für ihre Leiharbeiter als auch für ihre Administratoren, denn beide Seiten profitieren vom geringeren Verwaltungsaufwand. Dies führt dazu, dass weniger organisatorische und mehr persönliche Gespräche geführt werden können und so sichergestellt wird, dass die Sorgen und Bedürfnisse der Mitarbeitenden berücksichtigt werden.

Kundenzufriedenheit stärken und sich von der Konkurrenz abheben

Ihr Pool hat nun mehr qualifizierte Arbeiter, Ihre Mitarbeiterfluktuation hat sich verringert und die Reaktionszeiten sind gesunken - all dies wirkt sich positiv auf die Kundenzufriedenheit aus. Eine Software für Personaldienstleister ermöglicht es darüber hinaus, Feedback von Kunden zu sammeln. Dieses kann dem jeweiligen Mitarbeiter-Datenblatt hinzugefügt werden, sodass bestimmte Präferenzen berücksichtigt werden. Das beschleunigt noch einmal die Suche nach dem richtigen Mitarbeiter für den jeweiligen Kunden. Durch den verringerten Verwaltungsaufwand bleibt ausserdem mehr Zeit für Kundengespräche.

Die Auswahl der richtigen Software für Personaldienstleister

Die Einführung neuer Softwaretools

Softwaretools können Ihnen dabei helfen, die oben genannten Schwierigkeiten zu überwinden. Dabei sollte jedoch beachtet werden, dass die Einführung einer neuen Software wiederum selbst eine Herausforderung darstellt. Während die Planer sich daran gewöhnen müssen, das Tool in ihren täglichen Arbeitsablauf einzubinden, müssen die Leiharbeiter zur Smartphone-App wechseln. Wenn die neue Software jedoch einmal erfolgreich eingeführt worden ist, steigert sie die Produktivität und Rentabilität enorm. Unsere Kunden erzählen hier mehr darüber, wie sie den Einführungsprozess erfolgreich gemeistert haben.

Welche Probleme wollen Sie lösen?

Für die Auswahl des richtigen Softwaretools ist es wichtig zu wissen, welche Probleme man damit lösen will. Geht es Ihnen eher um die Einsatzplanung? Oder übernehmen Sie die Schichtplanung für Ihre Kunden? Einige Tools bieten Lösungen, mit denen Sie Freelancer und Angestellte gleichzeitig verwalten können. Benötigen Sie dies? Sie sollten sich genau überlegen, was die Software können soll. Unsere Liste der Top 5 Personaleinsatzplaner kann ihnen dabei helfen.

Ein Softwaretool lohnt sich für Personaldienstleister

Auch wenn die Investition in ein neues Softwaretool und die Überholung funktionierender Prozesse einen wagemutigen Schritt darstellen, zeigt unsere langjährige Kundenerfahrung mit Personaldienstleistern, dass die Umstellung zu spürbaren, langfristigen Vorteilen führt.

Sie wollen gerne mehr über Softwaretools für Personaldienstleister erfahren?

Titelfoto von Isabela Voliveira auf Pixabay