Das richtige Personal zur richtigen Zeit am richtigen Ort. Das sind die täglichen Herausforderungen bei der Personal-Einsatzplanung. Doch wie sind diese zu bewältigen? Wir stellen die Aufgaben und Lösungen vor.
Bei der Planung flexibler Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen gibt es vieles zu beachten. Die wichtigsten Punkte sind:
- Gesetzliche Regelungen
- Berücksichtigung qualitativer und quantitativer Anforderungen an die Beschäftigten
- Berücksichtigung der Bedürfnisse auf Mitarbeiterseite (zeitliche Verfügbarkeit, Einsatz nach Kompetenzen)
- Schnittstellen zwischen Einsatzplanung, Zeiterfassung sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung
Aufgabe 1: Gesetzliche Grundlagen zur Personaleinsatzplanung verstehen
Temporärarbeit oder auch Leiharbeit bzw. Arbeitnehmerüberlassung genannt, ist in Deutschland zum Schutz der Beschäftigten gesetzlich geregelt. Sie werden über Zeitarbeitsfirmen zeitlich begrenzt in Unternehmen eingesetzt. Im Juni 2020 waren in Deutschland 748.000 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bei Zeitarbeitsfirmen beschäftigt, 15 Prozent weniger als 2019 infolge der Corona-Pandemie.
Das Problem
Als Unternehmen ist die Nutzung von Zeit- oder Temporärarbeit eine Möglichkeit, Personal vorübergehend einzusetzen bzw. aufzustocken. Häufig sind flexible Mitarbeiter aber auch (teil)selbständig oder als Minijobber geringfügig beschäftigt und unterliegen damit anderen gesetzlichen Regelungen. Die Verantwortung für die Einhaltung liegt nur teilweise bei den Mitarbeitern und die Unternehmen sind verpflichtet, die jeweilige Gesetzeslage zu beachten.
Bei der Mitarbeiterplanung sind also sowohl die arbeitsrechtlichen Vorgaben, als auch die individuellen Arbeitsverträge zu berücksichtigen. Das erfordert nicht nur viel Know-How, sondern kostet auch Zeit.
Die Lösung
Eine gute Software kann hier Abhilfe schaffen, da sie sowohl die gesetzlichen Regelungen berücksichtigen als diese auch ohne großen Zeitaufwand auf individuelle Arbeitsverhältnisse anwenden kann.
Aufgabe 2: Berücksichtigung der qualitativen und quantitativen Anforderungen an die Personal-Einsatzplanung
Je nach Branche und Anlass ergeben sich unterschiedliche qualitative und quantitative Anforderungen an die gesuchten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen.
In Unternehmen werden flexible Mitarbeiter häufig projektbezogen zusätzlich eingesetzt, z.B. in der IT, oder um vorübergehende Personalengpässe wie durch Mutterschutz, Elternzeit oder Krankheit auszugleichen.
Das Problem
In vielen Branchen ist eine flexible Personal-Einsatzplanung der Standard. Dazu gehören beispielsweise die Gastronomie und Tourismuseinrichtungen, die saisonalen Schwankungen unterliegen, sowie Reinigungsfirmen und Sicherheitsdienste, die objektbezogen arbeiten. Auch für Events, Catering, Promotions und Messen wird regelmäßig zeitlich befristetes Personal gesucht.
Ein besonders gutes Beispiel dafür war im Jahr 2020 die Personalplanung für Impfzentren. Für den befristeten Betrieb wurden ärztliches Personal, Sanitäter und Pflegekräfte, aber auch Verwaltungs- und Reinigungskräfte gesucht, die Vollzeit oder Teilzeit, geringfügig beschäftigt oder teilweise auch ehrenamtlich arbeiten.
Die Personal-Einsatzplanung erfordert deshalb sowohl die Berücksichtigung der jeweiligen beruflichen Ausbildung als auch der individuellen, zeitlichen Verfügbarkeit. Dies ist oft mit einem hohen Verwaltungs- und Zeitaufwand verbunden.
Die Lösung
Eine Software kann die Planer in diesem Bereich stark entlasten, damit sie sich ganz auf die Personal-Einsatzplanung konzentrieren können, statt manuelle Anfragen zu senden und dabei gleichzeitig die Verfügbarkeiten und Qualifikationen aller Mitarbeitenden im Auge zu behalten.
Aufgabe 3: Berücksichtigung der Bedürfnisse flexibler Mitarbeiter
Die projektweise oder zeitlich befristete Arbeit für oder in einem Unternehmen kann den Beschäftigten viele Vorteile bieten. Sie bleiben unabhängig und haben die Freiheit abzusagen, wenn es zeitlich oder inhaltlich nicht passt.
Das Problem
Ein Nachteil ist die fehlende Verbindlichkeit des Unternehmens, beim nächsten Mal wieder auf die Mitarbeitenden zurückzugreifen. Aber auch auf Unternehmensseite gibt es die Unsicherheit, ob der oder die gewünschte Mitarbeiter*in beim nächsten Mal wieder zur Verfügung steht.
Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die regelmäßig – projektbezogen und/oder zeitlich befristet – für Unternehmen arbeiten, wünschen sich eine gute und vorausschauende Einsatzplanung, die sowohl ihre persönlichen Kompetenzen, als auch ihre zeitliche Verfügbarkeit berücksichtigt.
Die Lösung
Möglichst frühzeitige Anfragen mit konkreten Jobangeboten und Zeiträumen erleichtern die Organisation auf der Seite der Beschäftigten und geben den Unternehmen Planungssicherheit. Das richtige Tool kann hier für eine bedürfnisorientierte und transparente Planung sorgen, welche die Beschäftigten motiviert und die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass sie auch künftig für das Unternehmen arbeiten möchten.
Aufgabe 4: Einsatzplanung, Zeiterfassung und Abrechnung
Zur Personal-Einsatzplanung gehört oft nicht nur die Planung selbst, sondern auch die Zeiterfassung, damit sichergestellt wird, dass alle Mitarbeitenden den richtigen Lohn erhalten.
Das Problem
Die Zeiten, in denen Einsatz- oder Schichtpläne z.B. fürs Catering in Excel-Listen erfasst wurden, gehören noch nicht überall der Vergangenheit an. Dass ein solcher Einsatzplan bei kurzfristigen Änderungen und Ausfällen umständlich zu bearbeiten und vor allem auch nicht schnell an das Personal kommunizierbar ist, liegt auf der Hand. Einige Unternehmen wickeln ihre Planung deshalb über WhatsApp-Gruppen ab, aber auch die sind nicht praktikabel, wenn es um den nächsten Schritt, die Zeiterfassung, geht.
Die Lösung
Eine gute Zeiterfassung ist die Basis für die spätere Lohn- und Gehaltsabrechnung und idealerweise mit der Einsatzplanung verknüpft. Arbeitszeiten können dann automatisch mit erfasst und entsprechend abgerechnet werden. Diese automatischen Schnittstellen lassen sich nur mit einer Software zur Personal-Einsatzplanungkomfortabel abbilden.
Fazit
Die Herausforderungen bei der Personal-Einsatzplanung flexibler Mitarbeiter sind zu komplex, um sie manuell anzugehen. Hier hilft eine Software, welche die branchenspezifischen Anforderungen kennt sowie die Bedürfnisse des Personals und des Unternehmens gleichermaßen berücksichtigt.
Die Staffcloud Software zur Personal-Einsatzplanung gibt sowohl den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen als auch dem Unternehmen Planungssicherheit bei größtmöglicher Flexibilität. Das führt auf beiden Seiten zu mehr Zufriedenheit und stärkt die Bindung zwischen dem Unternehmen und seinem flexiblen Personal.
