Einsatzplanung in Krisenzeiten – so teilen Sie (freiwillige) Helfer ein

Helena Kleine

Manchmal muss es schnell gehen. Wenn das öffentliche Leben zum Erliegen kommt, die Wirtschaft einbricht und Krankenhäuser Rekordzahlen an Patienten versorgen müssen, ist keine Zeit für langsame Prozesse. Weltweit kümmern sich verschiedenste Institutionen um Helfer, die bei den nie dagewesenen Herausforderungen rund um Covid-19 dringend benötigt werden. Darunter Krisenstäbe, Gemeinden, Kantone und Bundesländer sowie individuelle Einrichtungen (Krankenhäuser, Forschungszentren, etc.).

 

Corona

 

Der IT-Sektor unterstützt in der Krise mit kostenlosen Lösungen

 

Doch wie stemmen wir diese Aufgaben gemeinschaftlich, ohne uns zu verzetteln und im Chaos 

zu versinken? Mit den beispiellosen Problemen, die die Corona-Krise mit sich bringt, wachsen Unternehmen der Privatwirtschaft auf der ganzen Welt über sich selbst hinaus und unterstützen mit Lösungen und Dienstleistungen – teils sogar kostenlos. 

 

Allen voran der IT-Sektor. Denn wenn uns die letzten Jahre eines gezeigt haben, ist es doch Folgendes: Für fast jedes Problem gibt es eine Technologielösung. So auch für die Einsatzplanung in dieser Ausnahmesituation. Egal, ob Sie kurzfristig Helfer für das Krisentelefon suchen, Medizinstudenten mobilisieren oder die Nachbarschaftshilfe unbürokratisch ankurbeln wollen, werden Sie wahrscheinlich eines bemerken: 

 

Freiwillige Helfer gibt es viele, doch diese sinnvoll einzuteilen, zu informieren und optimal zu nutzen, ist schwierig. 

 

Pool Up, eine Initiative von Staffcould, hilft bei der Organisation von freiwilligen Helfern im Gesundheitswesen. 

 

Herausforderungen bei der Einsatzplanung in Krisenzeiten: Viele Helfer, keine Prozesse 

 

Auf den Aufruf eines einzelnen Spitals in der Schweiz meldeten sich innerhalb von Stunden über 400 Medizinstudenten. Von jedem Helfer werden dabei Unterlagen benötigt, ein möglicher Startzeitpunkt festgelegt sowie die Verfügbarkeit über die nächsten Wochen. Eine Mammutaufgabe für das ohnehin überlastete Gesundheitssystem. 

 

Mit ähnlichen Problemen sehen sich Institutionen aller Art konfrontiert. Im Thurgau beispielsweise sollen 2.400 freiwillige Helfer, teils mit medizinischer Vorbildung, teils ohne, vom Zivilschutz oder aus der breiten Bevölkerung über die nächsten Wochen Abhilfe schaffen. Ohne IT-Unterstützung ist der administrative Aufwand nicht zu stemmen. Der Kanton arbeitet daher mit Staffcloud zusammen. In nur zwei Tagen wurde eine schlagkräftige IT-Lösung für den Helferpool in Betrieb genommen.

 

Ohne IT-Unterstützung ist die Einsatzplanung mit unzähligen E-Mails und langen Telefonaten verbunden. Das merkt beispielsweise die Ärztekammer, die in Windeseile Corona-Praxen für Verdachtsfälle aufbaut. Einen einzigen Arzt aus einem Ärztepool zu informieren und einzuplanen dauert mitunter mehrere Stunden. 

 

Sollten Sie also gerade vor ähnlichen Herausforderungen stehen, seien Sie versichert: Sie sind nicht alleine. Und es gibt Hoffnung. 

 

In 48h loslegen

 

So nutzen Sie IT-Lösungen in der Krise ganz konkret

 

Helfer mit IT-Lösungen einteilen

 

Letztendlich läuft die Einsatzplanung in Zeiten von Covid-19 genauso ab, wie sonst auch. Nur eben in größer, schneller und spontaner. 

 

 

Eine erfolgreiche Einsatzplanung erfordert: 

 

  • Eine direkte und unkomplizierte Kommunikation zwischen Einsatzkräften und Institutionen. Dieser Punkt ist vielleicht wichtiger als alle anderen!
  • Eine einfache Übersicht über alle Einsatzkräfte, inkl. Qualifikationen, Verfügbarkeiten und etwaigen weiteren Unterlagen (Lebenslauf, Immatrikulationsbescheinigung, Hygienezeugnis…). 
  • Die Erstellung eines Einsatzplanes ohne großartige Vorkenntnisse über eine intuitive Oberfläche. 

 

Wir empfehlen folgenden Prozess, der sich mit IT-Lösungen zur Einsatzplanung wie Staffcloud umsetzen lässt: 

 

  1. Rekrutierung: stellen Sie ein Rekrutierungsformular zur Verfügung, über das die wichtigsten Informationen sofort erfasst werden können. So ersparen Sie sich unnötiges Hin-und-Her in der Kommunikation.

  2. Prüfung der Qualifikationen und ggf. Gespräche: Je nach Einsatzbereich lohnt sich ein mehrstufiger Prozess, bei dem Sie Interviews mit Helfern führen und weitere Informationen anfordern. Dies ist nicht immer notwendig. In jedem Fall sollten Sie die bei der Bewerbung eingereichten Informationen schnell prüfen können.
  3. Einsatzplanung: Erstellen Sie basierend auf den hinterlegten Qualifikationen einen möglichen Einsatzplan. Mit Staffcloud beispielsweise ziehen Sie Helfer dafür einfach per Drag-and-Drop auf offene Jobs.
  4. Direkte Kommunikation mit freiwilligen Helfern: Informieren Sie die geeigneten Hilfskräfte direkt über die Plattform über mögliche Einsatzzeiten- und bereiche. Diese können die Vorschläge ganz einfach per App annehmen oder ablehnen. Neben Einladungen zu Einsätzen können auch weitere Informationen verschickt werden, z.B. über den genauen Treffpunkt, Dresscode etc
  5. Behalten Sie die Einsatzzeiten im Blick: Wenn Sie Ihre Helfer entlohnen (bzw. Aufwandsentschädigungen zahlen), sollten Sie genau wissen, wer, wann, wo und wie lange gearbeitet hat. Die Helfer übermitteln Ihnen die Einsatzzeiten dafür am besten über ihr eigenes Handy.
  6. Auswertung: Sind alle Daten über eine Plattform erfasst, können Projektstatistiken wie Einsatzkosten oder die gesamten Arbeitsstunden ermittelt und dargestellt werden. 

 

Zusammenfassung

 

Ohne die richtigen Lösungen können motivierte Einsatzkräfte nicht richtig genutzt werden. Die Motivation verpufft und mögliche Hilfe in der Corona-Krise wird nicht voll ausgeschöpft. Damit das nicht passiert, sollten IT-Lösungen zur Einsatzplanung genutzt werden, die sich bereits im normalen Betrieb bewährt haben. 

 

Wir beraten Sie gerne persönlich zu unseren Lösungen zur Einsatzplanung. Damit die Rekrutierung und Planung von Einsatzkräften nicht zum Flaschenhals wird! Buchen Sie hier ein Beratungsgespräch mit einem unserer Experten und wir melden uns umgehend.

 

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