Mit der Kalenderplanung wird Staffcloud noch vielseitiger. Das neue Feature geht auf die Bedürfnisse von Unternehmen ein, die sowohl fix angestellte als auch flexible Mitarbeitende beschäftigen.

In diesem Artikel erklären wir Ihnen die Kalenderplanung näher und gehen dabei auf folgende Punkte ein:

• Für wen ist die Kalenderplanung gedacht?
• Welche Überlegung steckt dahinter?
• Was kann die Kalenderplanung? (inklusive Video)
• Projektbasiertes Planen und Kalenderplanung - ein Vergleich

Für wen ist die Kalenderplanung gedacht?

Die Kalenderplanung ist für Arbeitgeber gedacht, die auf ein hybrides Modell setzen. Das heisst, sie beschäftigen sowohl Festangestellte als auch flexible Mitarbeitende und Freelancer.

Dieser Ansatz bietet den Vorteil, bei Bedarf möglichst viele Positionen füllen zu können und gleichzeitig sicherzustellen, dass keine Arbeitnehmer entlassen werden müssen, wenn mal weniger los ist.

Dabei arbeiten diese Unternehmen neben ihren Festangestellten in der Regel mit einem Pool an verfügbaren Flexarbeitern, auf den sie im Bedarfsfall zugreifen können. Um dies effektiv und zeitsparend tun zu können, setzen sie dabei häufig auf ein Personalplanungstool wie Staffcloud.

Mit der Kalenderplanung können Arbeitgeber nun auch die Schichtplanung ihrer Festangestellten in die Personalplanung integrieren, ohne dafür Umwege gehen zu müssen. Das neue Feature erleichtert es Planern, Festangestellte entsprechend ihrem Pensum einzuteilen und die übrigen Schichten mit Flex-Mitarbeitern zu besetzen.

Welche Überlegung steckt hinter der neuen Kalenderansicht?

Wer sowohl mit flexiblen Mitarbeitern als auch mit Festangestellten arbeitet, muss sich bei der Auswahl einer Personalplanungssoftware häufig entscheiden: Passt die projektbasierte Einsatzplanung oder die Schichtplanung besser zum Unternehmensmodell?

Die Schichtplanung fester Mitarbeitender lässt sich zwar - mit einigen Anpassungen - durchaus in einer Software abbilden, die für die Einsatzplanung gedacht ist, büsst dabei aber häufig an Übersichtlichkeit und Einfachheit ein. Denn gerade die Einsatzplanung setzt ja darauf, dass sich Mitarbeiter für bestimmte Einsätze anmelden und vom Planer akzeptiert werden, was bei Festangestellten einen unnötigen Schritt darstellt.

Andersherum können handelsübliche Schichtplaner nicht auf die Komplexitäten flexibler Mitarbeiter eingehen und sind daher für ihre Planung grösstenteils ungeeignet. Sie lassen sich zwar für die reine Schichtzuweisung verwenden, alle anderen Prozesse im Zusammenhang mit der Einteilung und Verwaltung von Flexarbeitern verlangen jedoch nach zusätzlichen manuellen Schritten, sodass ihre Nutzung kaum Zeit- und Geldersparnisse bietet.

Staffcloud löst dieses Problem nun mit der Kalenderplanung, welche eine Kombination aus Schicht- und Einsatzplanung darstellt.

Was kann die Kalenderplanung?

Als neues Feature in Staffcloud bietet die Kalenderplanung die folgenden Funktionen:

• Differenzierung zwischen flexiblen und fixen Mitarbeitern

Es ist nun möglich, Mitarbeiter als flexibel oder fix zu markieren. In der Kalenderansicht werden standardmässig zunächst die Festangestellten angezeigt. 

• Schneller Überblick über die Mitarbeiter-Auslastung

Sowohl bei fixen als auch bei flexiblen Mitarbeitern wird das Pensum mit einem Klick auf die Person sofort angezeigt. 

• Keine gesonderte Einladung von fixem Personal

Fixe Mitarbeiter können einfach in die Schichten eingeteilt werden, für die sie qualifiziert und verfügbar sind. Sie müssen dazu nicht eingeladen werden oder sich gesondert anmelden.

• Nur verfügbare Flexarbeiter werden angezeigt

Um die Verfügbarkeit flexibler Mitarbeiter sicherzustellen, müssen sich diese erst für den Einsatz/das Projekt anmelden, um in der Kalenderansicht angezeigt zu werden.

• Filter-, Gruppierungs- und Sortierungsfunktionen

Mitarbeiter und Projekte lassen sich filtern, sortieren oder gruppieren. So können Sie sich immer genau auf das konzentrieren, was Ihnen wichtig ist.

• Schnelle Planung

Damit die Planung schneller geht, können mehrere Projekte gleichzeitig geplant werden. Auch mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig einer Funktion zugeteilt werden.

• Wechsel der Ansicht jederzeit möglich

Ein Wechsel zwischen der Kalenderansicht und der bisherigen Kachelansicht ist jederzeit möglich. Damit ist eine gute Übersicht über alle Projekte, Mitarbeiter und Schichten garantiert.

Im Video werden die wichtigsten Vorteile der Kalenderplanung noch einmal kurz erklärt:

Projektbasiertes Planen und Kalenderplanung - ein Vergleich

Beim projektbasierten Planen erfolgt die Einteilung der Mitarbeiter in Einsätze oder Schichten. Werden sie eingeteilt, bekommen sie eine automatische Benachrichtigung und können den Arbeitseinsatz bestätigen oder ablehnen.

Bei der Kalenderansicht stehen hingegen fixe Mitarbeiter und ihr Arbeitspensum im Mittelpunkt. Wenn ihnen Schichten zugeteilt werden, müssen sie diese nicht erst bestätigen.

Hier die wichtigsten Features und Unterschiede noch einmal im Überblick:

Tipp: Beide Ansichten lassen sich gut kombinieren. Dazu zuerst fixe Mitarbeiter je nach Arbeitspensum über die Kalendereinsicht einteilen, dann zur Projektansicht wechseln und flexible Mitarbeiter für offene Schichten einladen.

Sie wollen noch mehr darüber erfahren, wie ihnen die Kalenderplanung die Arbeit erleichtern kann?