Bei der Einsatzplanung mit temporären Arbeitskräften, Aushilfen und flexiblem Personal gibt es einiges zu beachten. Es ist ein schmaler Grat zwischen kostengünstiger Planung und vertraglichen Verpflichtungen.

Wie in jeder Beziehung gilt auch bei der Einsatzplanung von Aushilfen, flexiblem Personal und temporären Mitarbeitern: Kommunikation, Verlässlichkeit und Vertrauen entscheiden über den Erfolg oder Misserfolg. Was genau man sich darunter vorstellen kann und wie Sie als Arbeitgeber dafür sorgen, dass sowohl Ihre MitarbeiterInnen zufrieden sind, die Arbeit erledigt wird und die Lohnkosten in einem vertretbaren Rahmen bleiben, erfahren Sie in diesem Artikel. 

Was die Einsatzplanung so tückisch macht

Folgende Faktoren machen die Einsatzplanung zum 3D-Schach: 

• Es muss im Voraus abgeschätzt werden, wie viele MitarbeiterInnen mit welchen Fähigkeiten wann und wo gebracht werden. In die sogenannte Bedarfsplanung fließen u.U. saisonale Schwankungen, die Auftragslage, Kampagnen und Events und vieles mehr mit ein.
• Dabei müssen vertragliche Absprachen, der gesetzliche Rahmen und persönliche Präferenzen der einzuteilenden Personen berücksichtigt werden. 
• Das ganze muss effizient geschehen, damit die Lohnkosten nicht durch die Decke schießen. 
• Und es muss schnell gehen – schließlich haben Sie in der Personalabteilung auch noch andere Aufgaben zu erledigen. 

Die Bedarfsplanung als Grundlage der Einsatzplanung 

Letztendlich liegt in diesem ersten Schritt schon der Schlüssel zum Erfolg. Kennen Sie den Bedarf der einzelnen Abteilungen im Unternehmen mit genügend Vorlaufzeit, kann bei der Einsatzplanung kaum noch etwas schief gehen. Doch die Realität sieht oft anders aus: Projekte verschieben sich spontan, Aufträge brechen weg, die Aufgaben eines flexibel Mitarbeiters passen nicht mehr zu den angefragten Qualifikationen etc. 

Um den Überblick nicht zu verlieren, sind Sie als Personalabteilung auf den Input Ihrer KollegInnen angewiesen. Dabei sind folgende Daten zu erheben: 

• Trends aus den Vorjahren
• Voraussichtlicher Bedarf einer Abteilung 
• Termine und Bedarf für einmalige Events wie Messen oder Veranstaltungen 

Besonders hilfreich ist es, wenn Sie eine Software nutzen können, die Ihnen dabei hilft, diese Daten zu erheben und zu speichern. Beispielsweise sollten ManagerInnen in der Lage sein, Ihren Bedarf Monate im Voraus in einem Tool einzutragen. MitarbeiterInnen hingegen sollten über die gleiche Software Ihre Urlaubszeiten oder andere Abwesenheitszeit (Uni, Arzttermin, andere Jobs) mitteilen können. 

So verkürzen sich die Kommunikationswege und Sie müssen sich nicht durch endlose Spreadsheets quälen, um herauszufinden, wie viele Messehostessen nochmal für die Dmexco 2020 benötigt werden und ob Jana da Zeit hätte.

Vertragliche Absprachen und gesetzliche Vorgaben 

Abhängig von Ihrer Branche und der Art der Arbeit, die Ihre flexiblen MitarbeiterInnen verrichten sollen, gelten unterschiedliche Regeln. Sie sollten aber bei einem hohen Bedarf an flexibler Planbarkeit darauf achten, Ihre Anforderungen frühzeitig zu kommunizieren und ggf. vertraglich festzuhalten. 

In der Schweiz gibt es beispielsweise keine offizielle Regelung zu "Spingern”, also auf Abruf verfügbaren MitarbeiterInnen. Das bedeutet, dass Arbeitgeber zunächst erstmal freie Fahrt haben. Um aber der Mitarbeiterunzufriedenheit und damit verbundener -Fluktuation vorzubeugen, sollten Springer-Zeiten besser entlohnt werden als reguläre Schichten. 

Weitere gesetzliche Faktoren, die Sie beachten sollten, umfassen: 

• Regelungen zu Pausenzeiten, Überstunden und Urlaubsansprüchen
• Vollzeit-, Teilzeit-, oder andere bestehende Arbeitsverträge
• Verträge mit Zeitarbeitsfirmen (bzw. Temporärarbeitsfirmen in der Schweiz) und deren Limitierung. Beispielsweise dürfen Zeitarbeiter in Deutschland nur max. neun Monate in einem Unternehmen verbringen, bevor sie übernommen werden müssen. 

Kommunikation als Knackpunkt bei der Einsatzplanung

Hier wird es richtig spannend. Auch wenn Ihre flexiblen MitarbeiterInnen in diesem Monat vielleicht eine Schicht zu wenig zugeteilt bekommen haben, oder an anderer Stelle Überstunden angefallen sind, kann das für Sie glimpflich ausgehen, wenn eine offene und klare Kommunikation gegeben ist. 

Auch hier empfehlen wir wieder den Einsatz von Technologielösungen, um Ihnen und dem gesamten Personal das Leben zu vereinfachen. Anbieter wie Staffcloud bieten sogar Apps an, über die flexible MitarbeiterInnen ihre Verfügbarkeiten und Qualifikationen eintragen können und Aufträge bzw. Arbeitszeiten spontan annehmen oder ablehnen können. Für die Personalabteilung bedeutet das: die Kommunikation läuft geradlinig und klar ab, und der Bedarf an Aushilfen lässt sich auch kurzfristig decken. 

Last but not least: Was, wenn Sie sich verplant haben? 

Zunächst einmal ist es unwahrscheinlich, dass Sie immer ganz genau richtig planen. Sind zu viele MitarbeiterInnen eingeplant, bedeutet das zwar zusätzliche Kosten, die andernfalls vermeidbar gewesen wären, aber die Unternehmung an sich wird daran nicht scheitern. 

Schlimmer ist es, wenn plötzlich Not am Mann herrscht. In dem Fall ist es hilfreich, einen Pool an möglichen kurzfristig einsetzbaren Personen zu haben, die für eine entsprechende Entlohnung auch ganz spontan einspringen können. In diesem Fall ist wahrscheinlich keine Zeit mehr, die Qualifikationen im Detail abzuklären oder über Preise zu verhandeln. Umso wichtiger also, dass Sie einen Prozess aufgesetzt haben, der diese Schritte ohnehin überflüssig macht. 

Was Meeseeks mit Einsatzplanung zu tun haben?

Kennen Sie die Meeseeks? Das sind die kleinen blauen Männchen aus der Serie “Rick and Morty”, die auf Knopfdruck aus einer Box erscheinen, um genau eine Aufgabe zu erfüllen. Ist diese erledigt, verpuffen sie einfach. Ganz so unkompliziert wie die Meeseeks-Box wird Ihre Einsatzplanung nicht funktionieren, vor allen Dingen dann, wenn sie MitarbeiterInnen halten und somit auch in Zukunft auf einen gewissen Erfahrungsschatz und Wissen zurückgreifen wollen. 

Je höher Ihre Anforderungen an die Qualifikationen Ihrer flexibel einsetzbaren MitarbeiterInnen sich gestalten, desto komplexer wird die Aufgabe. Trotzdem gibt es Technologien und Systeme, die Ihnen die Einsatzplanung enorm vereinfachen können. Dann ist das Anfordern zusätzlicher Ressourcen kaum mehr als ein Knopfdruck. 

Gerne erklären wir Ihnen, wie Staffcloud Ihnen dabei helfen kann, bedarfsgerecht zu planen, den Überblick über vertragliche Absprachen zu behalten und auch kurzfristige Lücken unkompliziert zu decken.