Innovativ gelöst: Wie Personalplanungs-Software die Top 3 Herausforderungen der Eventbranche bewältigt

Da in der Eventbranche wenig Planungssicherheit besteht, hat sie mehr als jede andere Branche mit Personalmangel zu kämpfen. Auch wenn nicht jede Herausforderung mit Personalplanungssoftware für Events überwunden werden kann, kann sie doch viel Unsicherheit beseitigen. Damit trägt sie zu erfolgreichen Veranstaltungen bei und schafft zufriedene Kunden. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Softwaretools Eventlocations oder Personaldienstleister in der Eventbranche unterstützen können.

Dabei werden wir uns die folgenden Probleme näher anschauen und untersuchen, wie Personalplanungssoftware bei deren Lösung hilft: 

1. Personalmangel bzw. Fachkräftemangel
2. Zeiterfassung
3. kurzfristige Planänderungen

Problem Nr. 1

Personal- und Fachkräftemangel

Die Pandemie hatte schwerwiegende Auswirkungen in der Eventbranche, in der Tausende von Jobs geradezu über Nacht verloren gingen. Eine rekordhohe Anzahl an Mitarbeitern schaute sich nach Arbeit in anderen Sektoren um, sodass Veranstalter nicht genügend Personal hatten, als Events wieder möglich waren. Um den Personalmangel in der Eventbranche anzugehen, muss sich allerdings die Erwartungshaltung von Organisatoren verändern. Statt darauf zu setzen, dass das richtige Fachpersonal allein durch Stellenanzeigen gefunden wird, sollten Arbeitgeber lieber vorhandenem Personal die nötigen Kenntnisse vermitteln.

Wie kann Personalplanungssoftware für Events beim Fachkräftemangel helfen?

Wenn Ihnen Weiterbildungsprogramme zu teuer oder zeitaufwändig erscheinen, kann Personalplanungssoftware eine grosse Hilfe sein. Ein entsprechendes Tool erspart Mitarbeitenden viel Verwaltungsaufwand. Dabei bleibt mehr Zeit für andere Aufgaben, wie etwa das Besuchen oder sogar Leiten von Trainings.

Ausserdem nehmen Trainingsprogramme etwa gleich viel oder sogar weniger Zeit in Anspruch wie die Rekrutierung neuer Fachkräfte, die ja auch wieder eingearbeitet werden müssen. Gleichzeitig stellt das Erlernen berufsbedingter Kenntnisse für viele Arbeitnehmer einen wünschenswerten Vorteil dar - und ist einer der wichtigsten Faktoren für mehr Zufriedenheit unter Mitarbeitenden. Dies führt wiederum zu weniger Kündigungen, wodurch die Rekrutierungskosten noch einmal sinken.

Problem Nr. 2

Zeiterfassung

Egal, ob es sich um Fussballspiele oder Dinnerpartys handelt, Events sind eine hektische Angelegenheit - besonders für die Mitarbeitenden vor Ort. Sie verlangen nach viel Selbstständigkeit, da bei gross angelegten Veranstaltungen wenig Übersicht möglich ist. Das bedeutet auch, dass Eventveranstalter häufig auf manuelle Zeiterfassung setzen oder einfach eine vereinbarte Stundenzahl gutschreiben. Dies führt jedoch zu Ungenauigkeiten. Einerseits bringt eine Überzahlung bei Hunderten von Angestellten hohe finanzielle Einbussen mit sich. Wird andererseits nicht die volle Arbeitszeit erfasst, verärgert dies die Mitarbeitenden, sodass sie sich möglicherweise nach einer anderen Arbeit umsehen. 

Wie hilft Personalplanungssoftware für Events bei der Zeiterfassung?

Eine digitale Zeiterfassung ist hier die eindeutige Lösung, aber wie kann diese sichergestellt werden, wenn es keinen festen Arbeitsort gibt? Die Antwort auf diese Frage bietet Personalplanungssoftware mit der Möglichkeit, Mitarbeiter über ihr Smartphone ein- und auschecken zu lassen. Dazu können sie entweder einen QR-Code an den Eingängen und Ausgängen des Veranstaltungsorts scannen. Oder sie können bei Arbeitsbeginn und -ende einen digitalen Zeitstempel (einschliesslich ortsrelevanter Daten) übermitteln.

Problem Nr. 3

Kurzfristige Planänderungen

Ein bedeutender Stressfaktor bei der Organisation von Events ist, dass vieles nicht vorhersehbar ist und kurzfristige Anpassungen unvermeidbar sind. Da am Veranstaltungstag alles perfekt laufen soll, können Fehler in der Personalplanung, oder kurzfristige Krankmeldungen, katastrophale Auswirkungen auf die Veranstaltung selbst und den Ruf des Organisators haben.

Wie hilft Personalplanungssoftware für Events bei kurzfristigen Planänderungen?

Um Fehler zu vermeiden, ist es entscheidend, den Mitarbeiterpool zu digitalisieren und ihn in einem umfassenden System zu verwalten. Personalplanungssoftware bietet genau dieses System, mit dem Sie nicht nur einen Überblick über verfügbares und qualifiziertes Personal erhalten, sondern auch so schnell wie möglich handeln können, wenn etwas schief geht. Beispielsweise, wenn sich Mitarbeitende krank melden und ersetzt werden müssen, oder wenn kurz vor dem Event eine Planänderung nötig ist. Die Software stellt ausserdem sicher, dass alle betroffenen Teammitglieder automatisch über gemachte Veränderungen informiert werden.

Warum lohnt sich die Investition in Personalplanungssoftware für Events?

Personalplanungssoftware für Events kann Ihnen dabei helfen, viele Prozesse innerhalb Ihres Unternehmens zu optimieren. Dies führt zu weniger hektischen Veranstaltungen - ein Vorteil, den auch Ihre Kunden schätzen werden. Ein entsprechendes Tool führt zu: 

• mehr Zeitersparnis
• weniger Verwaltungsaufwand
• vereinfachten Prozessen
• mehr Zufriedenheit unter Mitarbeitenden
• mehr Planungssicherheit

Sie wollen mehr über Personalplanungstools in der Eventbranche erfahren oder sind sich unsicher, ob solche Softwarelösungen das richtige für Sie sind? Wir helfen Ihnen gerne weiter.

Bild von Jordan Stimpson auf Pixabay