Il convient de respecter certains points lors de la planification de ressources avec des collaborateurs en contrat à durée déterminée, des intérimaires et un personnel flexible. La frontière est mince entre une planification rentable et des engagements contractuels.

Comme toute relation, la planification des ressources avec des intérimaires, un personnel flexible et des collaborateurs en contrat à durée déterminée répond au crédo suivant : la communication, la fiabilité et la confiance déterminent le succès ou l’échec. Grâce à cet article, vous saurez tout sur les divers aspects que recouvre ce concept et vous découvrirez comment vous - en tant qu’employeur - pouvez veiller à la satisfaction des collaborateurs/-trices, à l’exécution du travail et au maintien d’un niveau de coûts salariaux respectable. 

Pourquoi la planification des ressources est une tâche particulièrement délicate

Les facteurs ci-après font de la planification des ressources un jeu d’échecs en 3D : 

• il faut évaluer au préalable le nombre de collaborateurs/-trices avec leurs compétences respectives et déployés à tel moment, à tel endroit. La planification des besoins tient notamment compte des variations saisonnières, de l’état des commandes, des campagnes et événements, etc.
• Il s’agit donc de prendre en considération les accords contractuels, le cadre juridique et les préférences individuelles des personnes à planifier. 
• Le tout avec efficacité, afin de limiter autant que possible les coûts salariaux. 
• De plus, le temps presse car vous devez encore vous atteler à d’autres tâches liées aux ressources humaines. 

La planification des besoins, la base de la planification des ressources 

La clé du succès réside déjà dans cette première étape. Identifiez suffisamment à l’avance les besoins des différents départements dans l’entreprise et palliez ainsi la quasi-totalité des contretemps lors de la planification des ressources. Cependant, la réalité est souvent tout autre : les projets sont décalés spontanément, certaines commandes sont annulées, les tâches attribuées à un collaborateur flexible ne sont plus conformes aux qualifications demandées, etc. 

Pour garder une vue d’ensemble, le département des ressources humaines - que vous représentez - dépend des efforts déployés par les collègues. Les informations suivantes doivent donc être relevées : 

• tendances des années précédentes ;
• besoins prévisionnels d’un département ; 
• dates et besoins lors d’événements uniques tels que salons ou manifestations. 

L’utilisation d’un logiciel vous permettant de relever et d’enregistrer ces informations, s’avère particulièrement utile. Par exemple, les responsables des différents départements doivent être en mesure de saisir leurs besoins, quelques mois à l’avance, dans un outil. A contrario, ce même logiciel doit être utilisé par les collaborateurs/-trices pour communiquer leurs congés ou autre période d’absence (cours à l’université, rendez-vous médicaux, autres emplois). 

Les canaux de communication sont ainsi plus courts, et vous évitez le calvaire des feuilles de calcul interminables pour savoir combien d’hôtesses doivent être présentes sur le salon Dmexco 2020 ou encore, si Jana sera disponible à ce moment-là.

Accords contractuels et dispositions légales 

Différentes règles s’appliquent en fonction de votre secteur et du type de travail effectué par vos collaborateurs/-trices flexibles. Toutefois, si vos besoins en capacité flexible de planification sont élevés, vous devez veiller à communiquer vos exigences suffisamment tôt et, le cas échéant, à les fixer par contrat. 

En Suisse, il n’existe par exemple aucune réglementation officielle concernant les « remplaçants » ou, en d’autres termes, la mobilisation de collaborateurs/-trices disponibles. Dans ce contexte, l’employeur a, pour ainsi dire, la voie libre. Pour prévenir certains mécontentements de la part des collaborateurs et la fluctuation qui en résulte, les périodes de remplacement doivent être mieux rémunérées qu’un travail régulier en équipe. 

Parmi les facteurs juridiques à prendre en considération, on peut citer : 

• les réglementations relatives aux temps de pause, aux heures supplémentaires et aux congés payés ;
• les contrats de travail à temps plein, à temps partiel ou autres ;
• les contrats avec des agences d’intérim (ou sociétés de travail temporaire en Suisse) et leur limitation. Par exemple, la durée maximale du travail intérimaire au sein d’une entreprise en Allemagne est de neuf mois avant une éventuelle embauche. 

La communication, l’élément crucial de la planification des ressources

Nous voici dans le vif du sujet. Si, au cours de ce mois, vos collaborateurs/-trices flexibles comptabilisent une équipe de moins que d’habitude ou si des heures supplémentaires ont été effectuées à un autre poste, sachez qu’une communication ouverte et claire peut souvent limiter les dégâts. 

Ici également, nous recommandons l’utilisation de solutions technologiques afin de vous simplifier la vie, à vous ainsi qu’à l’ensemble du personnel. Des fournisseurs comme Staffcloud proposent des applications permettant aux collaborateurs/-trices flexibles de saisir leurs disponibilités et qualifications, et d’accepter ou de refuser spontanément des contrats ou horaires de travail. Pour le département des ressources humaines, la communication reste donc linéaire et claire, et les besoins en intérimaires sont couverts à court terme. 

Enfin, et surtout : que faire en cas d’erreur de planification? 

Il est très peu probable que vous parveniez toujours à tout planifier avec exactitude. La planification d’un nombre de collaborateurs/-trices trop élevé implique des coûts additionnels qui auraient pu être évités. Ceci dit, l’entreprise en soi ne va pas pour autant faire faillite et 

il est bien plus ennuyeux de manquer subitement de personnel. Dans ce cas, il s’avère utile de disposer d’un pool de personnes mobilisables à court terme, qui peuvent intervenir très spontanément en contrepartie d’une rémunération adéquate. À ce stade, il ne s’agit donc plus d’étudier en détail les qualifications ou de négocier les prix. La définition d’un processus qui rend ces étapes superflues est d’autant plus importante. 

Quel rapport entre Mr Larbin et la planification des ressources?

Connaissez-vous les « Mr Larbin » ? Dans la série « Rick et Morty », ce sont les petits bonshommes bleus qui se trouvent dans une boîte et qui apparaissent sur simple pression d’un bouton afin d’effectuer une tâche précise. Une fois leur mission accomplie, ils éclatent. Votre planification ne peut pas fonctionner aussi simplement que la boîte à larbins, en particulier si vous souhaitez retenir les collaborateurs/-trices pour avoir à portée de main, à l’avenir, un certain savoir-faire et une certaine expérience accumulée. 

Plus vos exigences quant aux qualifications de vos collaborateurs/-trices flexibles sont élevées, plus la tâche s’avère complexe. Il existe pourtant des technologies et des systèmes qui simplifient significativement la planification des ressources. La mobilisation de ressources supplémentaires sera aussi simple qu’une pression sur un bouton. 

Nous serions ravis de vous expliquer comment Staffcloud peut vous aider à planifier en fonction des besoins, à garder une vue d’ensemble sur les accords contractuels et à combler aisément et rapidement les lacunes.