Wer Arbeitskräften bei der Einsatzplanung noch hinterhertelefoniert, der verliert viel Zeit und mitunter auch Nerven. Dabei gibt es schon seit längerem Mitarbeiter-Apps, die nicht nur dem Arbeitgeber das Leben erleichtern. Auch die angefragten Mitarbeitenden freuen sich über die schnelle und übersichtliche Einteilung per App.
Unsere langjährige Erfahrung mit Kunden und Kundinnen zeigt, dass die Vorzüge einer Mitarbeiter-App nicht immer von vornherein klar sind. Letztlich stellt sich aber häufig heraus, dass dieser wenig beachtete Aspekt die Beziehung zu den Mitarbeitenden stark verbessert. In diesem Artikel bieten wir eine Übersicht über die Vorteile der Personaleinsatzplanung mit Mitarbeiter-App.
Schnell zu den Vorteilen:
Mitarbeitende schneller erreichen
Mitarbeiterverwaltung leicht gemacht
Leichter Mitarbeitende finden und binden
In vielen Branchen, die kurzfristig auf flexible Mitarbeitende angewiesen sind, wie etwa der Gastronomie oder dem Personalverleih, wird das Organisatorische immer noch per E-Mail, WhatsApp und Telefon erledigt. Das kostet nicht nur viel Zeit, sondern ist auch unübersichtlich und kann daher zu Fehlern führen.
Automatische Benachrichtigung: Sobald Mitarbeitende benötigt werden, werden sie automatisch aus der Planung heraus benachrichtigt, dass ein Einsatz zur Verfügung steht. Planer und Planerinnen können vorher festlegen, welche Qualifikationen sie haben sollen, um die automatische Benachrichtigung aufs Handy zu erhalten.
Schnelle Zusage/Absage: Wem ein oder mehrere Einsätze zusagen, der kann sich direkt in der App dafür anmelden. Sowohl dem entsprechenden Mitarbeitenden als auch den Planenden werden die bestätigten Einsätze dann im Kalender angezeigt.
Automatische Erinnerungen: Darüber hinaus werden Mitarbeitende auch automatisch an ihre Einsätze erinnert und sehen etwaige Besonderheiten (z. B. mitzubringende Kleidung, Treffpunkte) ebenfalls übersichtlich in der App.
Erleichterte Kommunikation: Wenn sich etwas ändert (z. B. die genaue Arbeitszeit oder der Ort), werden Mitarbeitenden ebenfalls automatisch benachrichtigt. Dazu können Planende jedoch auch noch persönliche Nachrichten über die App versenden und festlegen, wer sie erhalten soll: z. B. einzelne Mitarbeitende, alle in einem Team oder alle in einer Schicht. Die Betreffenden bekommen auch in diesem Fall eine Benachrichtigung und können, wenn nötig, direkt in der App antworten.
Das Anstellen und Verwalten von Mitarbeitenden ist mit einem grossen Bürokratieaufwand verbunden, der sich gerade bei flexiblen Arbeitskräften endlos wiederholt. So müssen neue Mitarbeitende Arbeitsverträge unterzeichnen, Dokumente liefern und Formulare ausfüllen. Sobald die Arbeit erledigt ist, kommen Stundenzettel und etwaige Spesenbelege hinzu, die abgezeichnet werden müssen.
Self-Service: Mitarbeitenden können benötigte Dokumente jederzeit über die App hochladen und werden automatisch erinnert, insofern noch Unterlagen fehlen. Das spart sowohl bei der Planung als auch in der Personalabteilung viel Zeit.
Elektronische Unterzeichnung und Dokumentenablage: Arbeitsverträge und andere Dokumente können direkt über die App elektronisch unterzeichnet werden. Die Ablage erfolgt in der Mitarbeiterdatenbank. Dies ist sowohl für Mitarbeitende als auch für Planer bequem, da kein externes System benötigt wird.
Urlaubsverwaltung: Auch sie wird zum Kinderspiel. Mitarbeitende tragen ihre Abwesenheiten einfach in den Kalender in der Mitarbeiter-App ein und diese werden automatisch bei der Planung berücksichtigt.
Zeiterfassung: Spesenbelege und Stundenzettel werden direkt über die App versendet, wobei neben dem manuellen Aufzeichnen der Stunden noch mehrere automatische Zeiterfassungsvarianten möglich sind (siehe nächster Punkt).
Zeiterfassungssysteme bieten einen grossen Vorteil gegenüber dem manuellen Aufzeichnen von Stundenzetteln. Ihre Genauigkeit stellt sicher, dass Mitarbeitende genau die Arbeitszeiten bezahlt bekommen, die sie auch gearbeitet haben. Und auch für die Arbeitskräfte ist es bequem, keine manuellen Stundenzettel schreiben zu müssen. Allerdings findet die Erfassung und Verwaltung der Zeiten meistens noch händisch oder über ein Drittsystem statt, auf das bei der Lohnabrechnung wieder extra zugegriffen werden muss.
Einzige Voraussetzung ist ein Handy: Die gesamte Zeiterfassung kann über die App erfolgen - und zwar auf mehr als nur einem Weg. Egal ob über QR-Codes, die bei Arbeitsbeginn und -ende mit der Mitarbeiter-App gescannt werden, Zeitstempel mit Geodaten oder NFC Tags. Mitarbeitende müssen nur ihr Handy zücken, wenn sie zur Arbeit kommen und wieder gehen, sowie bei Pausenbeginn und -ende.
Alles an einem Ort: Es entfallen Drittsysteme und die Arbeitsdaten werden automatisch übermittelt. Alles wird zentral an einem Ort abgelegt und ist für Planer und Personaler jederzeit einsehbar.
Auch manuelle Übermittlung möglich: Wer bei der Zeiterfassung noch nicht auf Automatisierung setzt, kann ebenfalls von der App profitieren. Mitarbeitende können manuell aufgezeichnete Arbeitszeiten in der Mitarbeiter-App eintragen und zum Gegenzeichnen versenden. Akzeptierte Stundenzettel fliessen dann automatisch in die Lohnabrechnung mit ein.
| Das Thema Arbeitszeiterfassung ist sehr umfangreich. Nähere Informationen zu den einzelnen Methoden haben wir daher hier sowie in unseren FAQs gesammelt. |
Viele Telefonate, E-Mails und Arbeitsverträge für sporadische Arbeitseinsätze - das flexible Arbeiten ist für viele noch immer zu aufwändig, sodass sie sich lieber eine feste Anstellung suchen. So gehen Arbeitskräfte schnell verloren und müssen wieder ersetzt werden, was den Bürokratieaufwand wiederum stark erhöht.
Komfort: Die Mitarbeiter-App stärkt die Mitarbeiterbindung, denn sobald Mitarbeitende ihre Angaben hinterlegt haben, werden sie immer wieder zu passenden Jobs eingeladen. Das ist für sie sehr praktisch und bequem, denn eine kurze Bestätigung über die App ist schnell erledigt.
Fairness: Wenn es früher darauf ankam, wer zuerst seine E-Mails las oder als erster für ein Telefongespräch verfügbar war, ist das Ausschreiben der Einsätze über die App ausserdem fairer. Denn wer die richtigen Qualifikationen hat, der wird dem Planer oder der Planerin automatisch für Einsätze vorgeschlagen. Sobald die Einladung versendet wird, erhalten alle qualifizierten Mitarbeitenden die Benachrichtigung gleichzeitig.
Weniger Bürokratie: Die Mitarbeiter-App enthält alles, was mit der Arbeit zu tun hat. Mitarbeitende finden dort jederzeit Informationen zu ihrem Einsatz, Arbeitsverträge und Lohnabrechnungen. Auch Fragen zu ihrem Job können sie dort stellen. Wer schon einmal in einem Unternehmen gearbeitet hat, in dem für jeden Arbeitsaspekt unterschiedliche Systeme verwendet wurden, der weiss, wie wichtig dies ist.
Die Personaleinsatzplanung mit Mitarbeiter-App macht es Planenden nicht nur leichter, Mitarbeitende zu erreichen. Auch für die Arbeitskräfte ist es einfacher: Sie haben jederzeit einen Überblick über ihre Schichten, verwalten dort ihre Dokumente und versenden ihre Stundenzettel. An fehlende Unterlagen werden sie automatisch erinnert und die Unterzeichnung von Verträgen wird ebenfalls darüber erledigt. So steigt die Mitarbeiterbindung, während der Administrationsaufwand sinkt.
| Vorteile der Mitarbeiter-App | Für Mitarbeitende | Für Arbeitgeber |
| Geringerer Aufwand und reibungsloser Ablauf |
Dienstplan immer auf dem Handy, automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen |
Geringerer Administrations- und Organisationsaufwand |
| Vereinfachte Zeiterfassung |
Wenig Aufwand, da nur das Handy benötigt wird |
Automatische Übertragung in die Einsatz- und Lohndaten |
| Weniger Fehler |
Dokumente werden seltener vergessen, Zeiterfassung ist minutengenau |
Starke Automatisierung verhindert manuelle Fehler bei der Planung |
| Bessere Mitarbeiterbindung |
Die Benachrichtigung bei neuen Jobs ist für Mitarbeitende bequem und fair |
Häufige Bewerbungsrunden entfallen |
| Alles an einem Ort |
Mitarbeitende sehen sämtliche Informationen zu ihren Einsätzen in der App |
Alle benötigten Daten und Unterlagen sind auf einer Plattform zu finden |
Wir beschäftigen uns seit 19 Jahren mit dem Thema Personaleinsatzplanung und sind mit unserer Softwarelösung Staffcloud seit 2017 auf dem Markt. Wir entwickeln unsere Software ständig weiter und lassen die Erfahrungen und das Feedback unserer Kundinnen und Kunden dabei mit einfliessen.
Unsere Mitarbeiter-App ist bereits in der kostenlosen Version von Staffcloud mit inbegriffen. So lassen sich die Vorteile der Einsatzplanung mit App unverbindlich testen.