Bei der Einführung einer neuen Software geht es um "Change Management". Langjährige bewährte Prozesse werden auf den Kopf gestellt und mit der neuen Software vielleicht ganz anders gelöst. Da kann es rasch zu Widerständen kommen. Um dies zu vermeiden, ist es wichtig, Vertreter aus allen relevanten Abteilungen des Unternehmens zu berücksichtigen.
Diese müssen ausreichend Gelegenheit bekommen, sich in den verschiedenen Phasen der Softwareeinführung einzubringen. Am besten geschieht dies bereits während des Kauf-Prozesses. Für den Fall, dass dies versäumt wurde, ist es ratsam, dies unmittelbar danach anzustreben. Denn:
Eine Software ist nur so gut, wie die Mitarbeiter, die sie nutzen.
Wenn die Mitarbeiter keine Lust auf ein neues Tool und damit auf neue Prozesse haben, wird die Einführung scheitern, noch bevor sie begonnen hat. Schaffen Sie ein Klima, bei dem alle betroffenen Mitarbeiter abgeholt und eingebunden werden. Im besten Fall sind sie bei den anstehenden Veränderungen motiviert, diese in die Tat umzusetzen.
Unabhängig von Ihrer Unternehmensgrösse sollten Sie einen Projektleiter definieren, der von A bis Z für die Einführung der neuen Software verantwortlich ist. Dem Projektleiter sollte genügend Zeit für die Einführung eingeräumt werden. Je nach Dimension des Projektes kann dies ein Vollzeit-Job oder eine Nebenbeschäftigung sein. Der Projektleiter ist die Schnittstelle zwischen dem Softwareanbieter und Ihrem Unternehmen resp. dem Team, das mit der Software arbeitet.
Zusammen mit dem Softwareanbieter konfiguriert der Projektleiter die wichtigsten Bereiche der Software. Dies immer in Abstimmung mit dem Team, also den späteren Nutzern der Software. Sobald die Grund-Einstellungen abgeschlossen sind, holt der Projektleiter den Rest seines Teams dazu und schult die Mitglieder auf die neuen Prozesse.
Tipp: Auch externe Hilfe sollte in Betracht gezogen werden.
Die Einführung einer neuen Software in einem KMU ist keine alltägliche Arbeit. Sollte es an internem Know-how und/oder an Zeit fehlen, seien Sie sich nicht zu schade, externe Ressourcen für solch ein Projekt hinzuzuziehen.
Die Einführung einer neuen Business-Software geschieht in der Regel nicht über Nacht. Planen Sie für die verschiedenen Projektschritte genügend Arbeitszeit ein. Folgende Schritte werden auf Sie zukommen:
Immer wieder scheitern Softwareeinführungen in kleineren Unternehmen, weil nach der Anfangseuphorie plötzlich die Zeit fehlt. Man wird mit operativen Arbeiten zugeschüttet und nutzt weiterhin die bewährten Prozesse. Planen Sie deshalb die Einführung einer neuen Software genügend im Voraus und nutzen Sie dafür auch ruhigere Perioden in Ihrem Unternehmen.Tipp: Stellen Sie sicher, dass genügend Zeit für jeden Schritt zur Verfügung steht.
Stellen Sie einen Projektplan auf und definieren Sie ein Datum für das Going-Live (Datum ab dem sie produktiv mit der Software arbeiten). Dieses Datum wird allen Stakeholdern helfen, die nötigen Vorbereitungen zu treffen, damit der Übergang so reibungslos wie möglich vonstattengeht.
Tipp: Zwischenschritte erleichtern die Projektplanung.
Setzen Sie dazwischen auch einige Meilensteine (ungefähr), um sicherzugehen, dass Sie Ihr Ziel-Datum für die Einführung der neuen Software nie aus den Augen verlieren.
Definieren Sie im Voraus, welche Prozesse Sie mit der neuen Software lösen wollen. Klären Sie mit dem Softwareanbieter, welche davon umgesetzt werden können und welche nicht.
Tipp: Fragen Sie Ihren Softwareanbieter, welche Vorbereitungsarbeiten Sie noch vor dem ersten gemeinsamen Termin leisten können.
Stimmen Sie sich während der Einführung der neuen Software intern mit Ihren Teamkollegen über die Bedürfnisse ab und vereinbaren Sie bestimmte inhaltliche Ziele, die Sie erreicht haben möchten - z.B. digitale erfasste Arbeitszeiten, die von Administratoren eingesehen werden können.
Nehmen Sie die Einführung einer neuen Software nicht auf die leichte Schulter. Ernennen Sie einen Projektleiter, setzten Sie sich zeitliche und inhaltliche Ziele und nehmen Sie dabei Ihre Mitarbeiter mit auf diese Reise. Damit sollte die Softwareeinführung in Ihrem Unternehmen zum Erfolg werden.